Журналы по учету кадров

Журналы по учету кадров

Журналы по учету кадров

Журналы

Открыть в формате Word

Для учета кадров, их движения, а также для учета кадровой документации используются специальные журналы (книги) учета. Они ведутся работниками отдела кадров.

Организации могут использовать формы, как утвержденные министерствами и ведомствами, так и разработанные непосредственно специалистами отдела кадров.

Обложки журналов изготавливаются на плотной бумаге преимущественно формата А4 по следующей форме:

(наименование организации)
ОТДЕЛ КАДРОВ
ЖУРНАЛ
 УЧЕТА
 Начат ” __” _______________ 200 ___ г.
 Окончен “__”  ______________ 200 ___ г.

С момента заведения журнала учета на лицевой стороне в соответствующей графе делается запись о дате его заведения и первом порядковом номере данного журнала.

Графы на последующих страницах разрабатываются с таким расчетом, чтобы была возможность отразить в них требуемые сведения.

В зависимости от того, сколько граф на последующих страницах журнала, применяется книжная или альбомная ориентация обложки и листов.

Данные о работнике, ответственном за ведение журнала, могут приводиться на обложке журнала (лицевой или оборотной стороне) либо на каждой странице журнала. Они также могут оформляться на последней странице.

Форма подачи таких сведений следующая:

Лицо, ответственное за ведение журнала
должностьфамилия, имя, отчество

Страницы журнала должны быть защищены от изъятия и вложений. Для этого используются следующие способы:

1. Журнал нумеруется, шнуруется, скрепляется печатью (сургучной, мастичной) и заверяется начальником отдела кадров или заместителем руководителя организации по управлению персоналом либо самим руководителем организации.

2. Листы журнала нумеруются по порядку и шнуруются. На узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с оттиском печати отдела кадров или организации. При этом на последней странице делается заверительная надпись по следующему образцу:

В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано
и скреплено печатьюлистов
Начальник отдела кадров
(подпись)(расшифровка подписи)
“___” _______________ 200__г.

Все записи в журнале учета делаются чернилами (пастой) синего, фиолетового или черного цвета. Подчистки, исправления или удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств не допускаются.

Если все же необходимо сделать исправления, то ошибочно сделанные или неправильные записи зачеркиваются одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четко читался. Новая запись делается в той же графе.

Это допустимо в том случае, если в журнале есть графа «Примечание». Тогда в нее вносится следующая запись:

Исправлено в графе 6
(подпись)(расшифровка подписи)
00.00.0000

Если графа «Примечание» в журнале учета отсутствует, то ошибочно внесенные сведения не зачеркиваются, а под ними делается такая же отметка, как в трудовой книжке («запись № ___ в графе №___ недействительна») и указываются новые сведения.

Журналы учета являются документами внутреннего пользования и не могут передаваться работникам иных, кроме отдела кадров, подразделений без соответствующего распоряжения начальника отдела кадров. Ознакомление руководителей подразделений или иных должностных лиц организации с журналом учета должно производиться в присутствии лица, ответственного за его ведение.

Журналы с определенной регулярностью, устанавливаемой в отделе кадров, представляются начальнику отдела для проверки своевременности и правильности принятых решений, для подготовки отчетов, докладов, анализа кадровой работы.

В процессе ведения журнал хранится у лица, ответственного за его ведение. По окончании журнала учета на лицевой стороне обложки делается запись о дате окончания журнала.

На отдельные виды журналов Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения, утвержденным приказом Росархива от 06.10.2000, установлены следующие сроки хранения:

НаименованиеСрок хранения
Книги, журналы приема, перемещения (перевода), увольнения работников75 лет
Книги, журналы работников, направленных в командировки5 лет
Книги, журналы учета отпусков3 года
Книги, журналы личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов), трудовых соглашений75 лет
Книги, журналы выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним50 лет
Книги, журналы выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы3 года
Книги, журналы выдачи командировочных удостоверений5 лет

Не на все приведенные в настоящем параграфе журналы сроки хранения определены указанным Перечнем. Зачастую вопрос хранения решается руководителем организации. Как правило, срок хранения большинства журналов в отделе кадров — от 1 года до 3 лет. По истечении этих сроков журналы передаются по описи на архивное хранение.

Источник: https://hr-portal.ru/pages/jour/05.php

Журналы и книги по учету кадров: оформляем, заполняем, храним

Журналы по учету кадров
Ширимова Е.
Юрист, ведущий эксперт журнала «Кадровое дело»
“Кадровое дело”, 2005

Кадровикам ежедневно приходится иметь дело с большим количеством самых разных документов.

Это и приказы, и трудовые договоры, и справки, и личные дела. Непросто разобраться в этом массиве бумаг, если не вести их учет. Фиксировать движение персонала вам помогут специальные учетные журналы.

Сегодня мы поговорим о том, как их разработать.

Приведем простой пример: вам нужно уволить работника. Чтобы написать приказ, понадобится отыскать трудовой договор. А где его искать? Допустим, сотрудник был принят на работу три года назад, ни даты его приема, ни, тем более, номера его договора вы не помните.

Но у вас есть книга регистрации трудовых договоров, в которой все эти сведения зафиксированы. Открываем ее и по фамилии работника находим дату и регистрационный номер его договора. Дальше все просто: достаем с полки папку, в которую подшиты договоры за соответствующий год, и выбираем нужный.

Журналы и книги по учету кадров ведут для того, чтобы:

  • регистрировать документы и присваивать им порядковые номера;
  • организовать учет кадров и их движения (приемов на работу, переводов, отпусков, увольнений);
  • наладить учет документов, которые выдаются работникам под расписку и не хранятся в организации (удостоверения, справки);
  • облегчить в дальнейшем поиск нужных документов.

Нужно сказать, что учетный журнал и учетная книга – по сути одно и то же. Просто существуют традиции называть один документ журналом, а другой – книгой. Скажем, «Журнал учета отпусков», «Книга учета справок». Но вы вполне можете и не следовать этому правилу.

Какие журналы вести

Кадровики порой теряются: так много различных журналов и книг, неужели все они строго обязательны? Скажем сразу: большинство учетных журналов вести необязательно. А какие именно это будут журналы, вы должны решить сами, в зависимости от потребностей и особенностей компании.

Скажем, у вас нет личных дел работников. Значит, незачем заводить и журнал регистрации личных дел.

А если, например, ваши сотрудники часто ездят в командировки, наоборот, целесообразно с помощью специального журнала вести учет работников, выбывающих и прибывающих в командировки, а также учет командировочных удостоверений.Но есть один документ, который все организации должны вести обязательно.

Это Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Форма книги утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2004 г. № 69*. Образец оформления книги представлен здесь.

Теперь поговорим о том, как нужно оформлять обложку журнала и заполнять его страницы.

Оформляем обложку журнала

Прежде чем приняться за изготовление обложки, нужно решить, как будут расположены страницы вашего журнала – вертикально или горизонтально. Вертикальное расположение подходит для журналов с небольшим количеством граф. А горизонтальное применяется, если на странице журнала требуется отразить много разных сведений.

Скажем, у журнала учета больничных листов может быть вертикальное (книжное) расположение страниц, так как в нем требуется отразить лишь номер больничного листа, его срок и название лечебного учреждения.

А вот журнал регистрации переводов лучше сделать в виде альбома – ведь в нем на одной странице нужно зафиксировать прежнее и новое места работы сотрудника, старое и новое наименование его должности. Все это может не поместиться на вертикально расположенной странице.
Для обложки возьмите плотную бумагу формата А4.

На ней с помощью компьютера, печатной машинки или вручную напишите название организации, слово «журнал» или «книга» и наименование журнала. А ниже выделите две строки для даты начала и даты окончания журнала. Можно создать унифицированную форму и по ней делать обложки для всех журналов.

Как вести журнал

Сначала надо разделить журнал на графы (разграфите сразу все страницы). Теперь необходимо защитить документ от изъятий и вложений. Для этого пронумеруйте все страницы, прошнуруйте журнал и скрепите его печатью.

Затем документ нужно заверить подписью начальника отдела кадров, заместителя генерального директора по работе с персоналом или самого генерального директора.

Учтите, что книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должен заверять только руководитель организации.

В журнале обязательно нужна подпись работника, который будет его вести. Подпись можно поместить на обложке (лицевой или оборотной стороне). Разрешается ставить подпись на последней странице журнала или на каждой его странице.

Заполнять журналы рекомендуется чернильной, шариковой или гелевой ручкой синего, черного либо фиолетового цвета. Не делайте в журналах никаких подчисток, зачеркиваний и не пользуйтесь корректирующей жидкостью для исправления неверных записей.

Исправление ошибок

Если при заполнении журнала вы случайно допустили ошибку, внесите исправление одним из следующих способов.
Если в журнале есть графа «Примечания». Вначале аккуратно зачеркните неверную запись одной чертой, а ниже, в той же графе, сделайте правильную запись. В графе «Примечания» напишите: «Исправлено в графе такой-то», а ниже поставьте подпись с расшифровкой и дату.

Если в журнале нет графы «Примечания». В этом случае неверную запись зачеркивать не надо. Воспользуйтесь порядком, который применяется для исправления неверно внесенных записей в трудовую книжку. В той же графе, где допущена ошибка, ниже напишите: «Запись за номером таким-то недействительна» и сделайте правильную запись.

Как хранить журналы

Пока в учетном журнале не заполнены все страницы, он хранится у того работника, который его ведет. Когда все страницы журнала, за исключением последней, будут заполнены, на его обложке ставится дата окончания и журнал сдается в архив организации. Для основных журналов Росархив установил сроки хранения

  • Журналы (книги) учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров – 75 лет
  • Журналы (книги) приема, перемещения (перевода), увольнения работников – 75 лет
  • Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним – 50 лет
  • Журналы (книги) учета командировок, выдачи командировочных удостоверений – 5 лет
  • Журналы (книги), учета отпусков – 3 года
  • Журналы (книги) выдачи справок о заработной плате, стаже,  месте работы – 3 года

Если же вы ведете журналы, срок хранения которых официально не установлен, вопрос о том, как долго их хранить, решает руководитель организации.
Ниже представлены образцы основных журналов и книг по учету кадров. Ориентируясь на них, вы можете создать форму любого нужного вам журнала.

А как у вас?

Мы обратились с вопросами к работодателям:1. Какие книги и журналы ведет ваш отдел кадров?

2. Как они помогают вам в работе?

Евгений КУТУЗОВ, начальник отдела кадров, г. Санкт-Петербург:
1. У нас крупная организация, и отдел кадров ведет довольно много (порядка 25) различных журналов. По учету персонала мы оформляем журналы регистрации приемов, переводов, увольнений, журнал учета поощрений и взысканий, журнал учета совместителей, книгу учета военнообязанных и призывников.

По учету кадровой документации – журналы учета справок, личных дел, больничных листов, пропусков. Конечно, мы ведем и книгу учета движения трудовых книжек. Некоторые журналы ведутся у нас в электронном виде. Например, электронный журнал учета полисов ОМС.
2.

Журналы и книги упрощают повседневную работу кадровиков и позволяют фиксировать все кадровые процессы, происходящие в организации.

Людмила ГРОХОТОВА, заместитель генерального директора по персоналу ООО «Братиславский круг», г. Москва:1. Мы ведем два журнала – журнал регистрации трудовых договоров и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

2.

В сводный журнал регистрации трудовых договоров включаются сведения о дате приема сотрудника на работу, его должности и структурном подразделении, дате и номере трудового договора и приказа.

Таким образом, при оформлении трудовых отношений в журнал сразу вносятся все необходимые данные, что значительно упрощает работу с остальными документами. А по книге учета и движения трудовых книжек очень удобно отслеживать увольнение сотрудников.

2009-04-14

>

Источник: http://www.hr100.ru/wmc/info/article/article09/?id=1239702513

Книги и журналы учета

Журналы по учету кадров

Уважаемые коллеги! Здесь Вы можете выбрать и заказать удобные качественные журналы регистрации/учета для кадровых служб. Полное описание журналов, содержание граф на разворотах, отзывы покупателей представлены Вашему вниманию. Заказы принимаются по телефону 8-917-338-98-99, по электронной почте или через наш сайт (форма заказа). Наши менеджеры помогут Вам выбрать журнал, ответят на Ваши вопросы. При заказах без предоплаты действует ограничение – сумма заказов в таких случаях не может превышать 1500 руб. При заказе по предоплате данное ограничение не действует, сумма заказа может быть любой. Доставка производится во все регионы России.
  • Описание книги >>
  • Отзывы о книге >>
  • Оставить отзыв >> 

Цена книги с прошнуровкой и пломбировкой – 350 руб.  (+ стоимость доставки)   Цена книги  без прошнуровки и пломбировки – 300 руб.(+ стоимость доставки) 

  • Описание книги >>
  • Отзывы о книге >>
  • Оставить отзыв >> 

Цена книги с прошнуровкой и пломбировкой – 250 руб.(+ стоимость доставки)   Цена книги  без прошнуровки и пломбировки – 200 руб. (+ стоимость доставки) 

  • Описание >>
  • Отзывы о книге >>
  • Оставить отзыв >>

Цена 250 руб. (+ стоимость доставки)

 
  • Описание >> 
  • Отзывы >> 
  • Оставить отзыв >>  

Цена 200 руб. (+ стоимость доставки)

72 страницы. Более 1000 строк для записей

  • Описание >>
  • Отзывы о книге >>
  • Оставить отзыв >>

Цена 250 руб. (+ стоимость доставки)

  • Описание >>  
  • Отзывы >>  
  • Оставить отзыв >>  

Цена 200 руб. (+ стоимость доставки)

  • Описание >>  
  • Отзывы >>  
  • Оставить отзыв >> 

Цена 250 руб. (+ стоимость доставки)

Журнал «пустой» (с незаполненными шапками граф) для учета/регистрации документов/событий

72 страницы. Более 2100 строк для записей

  • Описание >> 
  • Отзывы
  • Оставить отзыв >>

Образцы заполнения содержательной части “пустого” журнала:

 
  • Описание >> 
  • Отзывы
  • Оставить отзыв >> 

Цена 200 руб. (+ стоимость доставки)

Книги и журналы учета можно приобрести, оплатив одним из двух способов:

1. Наложенным платежом (при получении на почте). 

2. В безналичном порядке (выставляется счет на оплату, который высылается на Ваш электронный адрес, указанный при заказе. Если заказчик – организация, то оплата производится с расчетного счета. Если Вы физлицо, то Вы сможете оплатить счет через сберкассу; со своей банковской карты через Сбербанк-онлайн или другие банковские онлайн-системы).

Доставка

Заказ отправляется заказной бандеролью, которую можно будет получить на почте (Вам с почты придет почтовое извещение о получении заказной бандероли). Всем заказчикам сообщается номер бандероли, по которому можно отследить ее движение на сайте   “Почта России”.

Почтовые расходы в указанные выше цены на книги и журналы учета не включены и составляют:

Кол-во книг (журналов) Стоимость доставки
1-2 книги 135 руб.
3-5 книг 250 руб.
6-7 книг 315 руб.
8-9 книг 380 руб.
10 -15 книг 450 руб.
более 15 книг и журналов необходимо узнавать по тел. 8(8442)98-98-99 или по эл.почте 989899@rambler.ru

Дополнительно сообщаем, что когда Вы выбираете способ оплаты заказа “наложенный платеж – оплата при получении на почте”, то почта еще взимает комиссию от суммы наложенного платежа (при получении бандероли), а именно: до 1 000 руб. включительно 70 руб. + 5% от суммы; свыше 1 000 до 5 000 руб. включительно 80 руб. + 4% от суммы. Это правила почты и в наших ценах и документах это не отражается. 

А когда Вы выбираете способ оплаты заказа “в безналичном порядке (по выставленному счету)”, то этой комиссии нет и Вам остается только забрать свою бандероль на почте. Цены на доставку действительно обидные, но эти цены установила почта и мы их, к сожалению, не можем изменить.

Обратите внимание, что в некоторые труднодоступные районы доставка ценных бандеролей запрещена в течение всего года или на определенный период (согласно Эталонному справочнику ограничений по доставке Почты России). Подробную информацию Вы можете узнать у наших менеджеров по тел. 8(8442)98-98-99 или по эл.почте 989899@rambler.ru

Сроки и стоимость курьерской доставки необходимо предварительно узнавать у нашего менеджера по телефону  8(8442)98-98-99 или по эл.почте 989899@rambler.ru. Курьерская доставка осуществляется по крупным городам России (из рук в руки) быстрее, чем доставка Почтой России, сроки зависят от отдаленности от г.Волгограда.          

Заказать книжную продукцию

Источник: https://www.kadrovik-praktik.ru/books/knigi-i-zhurnaly-ucheta1/

Кадровое делопроизводство: журналы учета, Комментарий, разъяснение, статья от 01 июля 2011 года

Журналы по учету кадров

Российский бухгалтер,N 7, 2011 годОльга Берг,

эксперт журнала

Для учета кадров, ихдвижения, а также для учета кадровой документации используютсяспециальные журналы (книги) учета. Они ведутся работниками отделакадров.

Организации могут использовать формы, как утвержденныеминистерствами и ведомствами Российской Федерации, так иразработанные непосредственно специалистами отдела кадров.

Внастоящее время законодательно утвержденных унифицированных формжурналов учета приема, перевода, увольнения работников нет, поэтомуорганизации вправе разработать их самостоятельно в произвольнойформе. Об этом подробнее читайте в представленном нижематериале.

Журналы учета приема, перевода, увольнения работников

Прежде чем приняться заизготовление обложки, нужно решить, как будут расположены страницыжурнала – вертикально или горизонтально. Вертикальное расположениеподходит для журналов с небольшим количеством граф. Агоризонтальное применяется, если на странице журнала требуетсяотразить много разных сведений.

Например, журнал регистрациипереводов лучше сделать в виде альбома – ведь в нем на однойстранице нужно зафиксировать прежнее и новое места работысотрудника, старое и новое наименование его должности. Все этоможет не поместиться на вертикально расположенной странице.

Обложки журналовизготавливаются на плотной бумаге преимущественно формата А4 последующей форме.

Смомента заведения журнала учета на лицевой стороне всоответствующей графе делается запись о дате его заведения и первомпорядковом номере данного журнала.

Графы на последующих страницахразрабатываются с таким расчетом, чтобы была возможность отразить вних требуемые сведения. В зависимости от того, сколько граф напоследующих страницах журнала, применяется книжная или альбомнаяориентация обложки и листов.

____________________________________________________(наименование организации)

ОТДЕЛ КАДРОВ ЖУРНАЛ

УЧЕТА

______________________________________

Начат ” __” _______________ 20 ___ г.Окончен “__” ______________ 20 ___ г.

Данные о работнике,ответственном за ведение журнала, могут приводиться на обложкежурнала (лицевой или оборотной стороне) либо на каждой страницежурнала. Они также могут оформляться на последней странице.

Форма подачи такихсведений следующая.

Лицо,ответственное за ведение журнала

должность

фамилия, имя,отчество

Страницы журнала должныбыть защищены от изъятия и вложений. Для этого используютсяследующие способы:

1. Журнал нумеруется,шнуруется, скрепляется печатью (сургучной, мастичной) и заверяетсяначальником отдела кадров или заместителем руководителя организациипо управлению персоналом либо самим руководителем организации.

2. Листы журналанумеруются по порядку и шнуруются. На узел шнуровки листов напоследней странице делается наклейка с оттиском печати отделакадров или организации. При этом на последней странице делаетсязаверительная надпись по следующему образцу:

Внастоящем журнале пронумеровано, прошнуровано и скрепленопечатью

листов

Начальникотдела кадров

(подпись)

(расшифровкаподписи)

“___” _______________20__г.

Все записи в журналеучета делаются чернилами (пастой) синего, фиолетового или черногоцвета.

Фамилию, имя, отчество вжурналах следует указывать полностью, а наименование должности,специальности, профессии – в соответствии со штатнымрасписанием.

Подчистки, исправленияили удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующихсредств не допускаются.

Если все же необходимосделать исправления, то ошибочно сделанные или неправильные записизачеркиваются одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четкочитался. Новая запись делается в той же графе.

Это допустимо в томслучае, если в журнале есть графа “Примечание”. Тогда в неевносится следующая запись:

Исправленов графе 6

(подпись)

(расшифровкаподписи)

00.00.0000

Если графа “Примечание” вжурнале учета отсутствует, то ошибочно внесенные сведения незачеркиваются, а под ними делается такая же отметка, как в трудовойкнижке (“запись N ___ в графе N ___ недействительна”) и указываютсяновые сведения.

Журналы учета являютсядокументами внутреннего пользования и не могут передаватьсяработникам иных, кроме отдела кадров, подразделений безсоответствующего распоряжения начальника отдела кадров.

Ознакомлениеруководителей подразделений или иных должностных лиц организации сжурналом учета должно производиться в присутствии лица,ответственного за его ведение.

Журналы с определеннойрегулярностью, устанавливаемой в отделе кадров, представляютсяначальнику отдела для проверки своевременности и правильностипринятых решений, для подготовки отчетов, докладов, анализакадровой работы. В процессе ведения журнал хранится у лица,ответственного за его ведение.

По окончании журнала учета налицевой стороне обложки делается запись о дате окончанияжурнала.

Перечнем типовыхуправленческих документов, образующихся в деятельности организаций,с указанием срока хранения, утвержденным Приказом Росархива от 6октября 2000 года, установлены следующие сроки хранения:

Наименование

Срокхранения

Книги, журналыприема, перемещения (первода), увольнения работников

75 лет

Журналучета приема работников

N
п/п

ФИО

Табельныйномер

Датапоступления на работу

Структурноеподразделение

Должность(профессия)

Трудовойдоговор, приказ о приеме (дата, номер)

1

2

3

4

5

6

7

12

Тищенко ОльгаНиколаевна

34

Источник: http://docs.cntd.ru/document/902290206

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.