Журнал учета выдачи трудовых книжек образец

Содержание

Журнал учета трудовых книжек: порядок заполнения, образец документа, правила скрепления и опломбирования

Журнал учета выдачи трудовых книжек образец

Журнал учета трудовых книжек является обязательным учетным документом, который оформляется работодателем для организации движения трудовых книжек и вкладышей к ним на предприятии. При оформлении такого журнала работодателю стоит учесть законодательные требования к нему.

Для чего предназначен

В перечне обязанностей работодателей, которые связаны с их работой с трудовыми книжками, находятся:

  1. Прием трудовых книжек от зачисленных в штат работников.
  2. Оформление новых трудовых книжек для сотрудников, только начинающих свой карьерный путь.
  3. Внесение в трудовую книжку отметки о работе и переводах на другую работу, а также об имеющихся наградах.
  4. Обеспечение сохранности трудовых книжек в специальном месте, которое исключает их уничтожение или повреждение, а также доступ посторонних.
  5. Внесение записи об увольнении или прекращении трудового договора с сотрудником.
  6. Выдача документа бывшему сотруднику или доверенному лицу после увольнения или смерти сотрудника.

Обязанности работодателя по ведению строгого учета трудовых книжек прописана в Правилах ведения и хранения трудовых книжек №225 от 2003 года и  ст. 66 Трудового кодекса.

Понятие учета движения трудовых книжек в законодательстве не предусмотрено.

Но под ним понимается регистрация трудовых книжек (принятых от сотрудников и оформленных), фиксация фактов их хранения и передачи сотруднику при расторжении с ним трудового договора.

В частности, согласно законодательным требованиям, каждый работодатель должен вести:

  1. Приходно-кассовую книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей (она ведется бухгалтерией, куда вписывается количество принятых и отпущенных бланков трудовых книжек и вкладышей в них с указанием их стоимости).
  2. Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей (она заполняется кадровой службой работодателя).

Особенности организации учета трудовых книжек на предприятии описаны также в Инструкции по заполнению трудовых книжек №69 от 2003 года.

Главный учетный документ для регистрации и контроля за трудовыми книжками называется журналом (также используется наименование реестр).

Согласно пп. 40,41 Правил ведения трудовых книжек, которые утверждены Постановлением Правительства РФ от 2003 года №225, в целях организации контроля за движением трудовых книжек на предприятии оформляется специальный журнал или учетная книга движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Требования

В данном журнале содержится информация относительно трудовых книжек и вкладышей к ним, которые были переданы трудоустроенными сотрудниками и заведены работодателем на лиц, которые впервые устраиваются на работу.

К журналу движения трудовых книжек предъявляются такие требования:

  1. Он должен иметь твердый переплет с прошитыми страницами, так как данный журнал будет эксплуатироваться на предприятии долгое время. После чего он еще будет храниться на предприятии 75 лет.
  2. Каждый лист учетного журнала нумеруется.
  3. На месте сшивки журнала делается запись с указанием прошитых листов и с подписью руководителя.
  4. Журнал должен быть скреплен сургучной печатью и пломбой по ч. 4 п. 41 Правил. Пломба должна захватывать края жгута, которым ранее сшивался журнал. Вместо сургучной печати нельзя использовать мастичную печать.
  5. Журнал учета трудовых книжек заполняется гелевой (шариковой) ручкой с пастой черного, фиолетового или синего цвета.

В настоящее время найти сургучную печать очень проблематично. Поэтому в организациях используется такой способ опечатки учетного журнала: на оборотную сторону книги на концы прошивающего ее шнура приклеивается листок. На нем делается запись «Прошито и пронумеровано … листов. Дата». Здесь же ставится печать организации.

Но нельзя дать гарантии, что этот способ не вызовет претензий со стороны проверяющих.

Сведения, которые содержит книга учета трудовых книжек

В Приказе Министерства труда РФ №69 от 2003 года №69 в Приложении №3 утверждена типовая форма учетного журнала.

На титульном листе указывается наименование компании и дата начала заполнения журнала учета трудовых книжек.

Перед тем как приступать к заполнению журнала, нужно его пронумеровать (поставить номер на каждом листе или странице).

Для учета трудовых книжек предусмотрено 13 столбцов, в котором отображаются такие данные:

  1. Порядковый номер поступившей для хранения трудовой книжки или вновь оформленного документа (1, 2, 3…).
  2. Дата заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее.
  3. Дата приема сотрудника на работу (столбцы со 2 по 4). Указанные даты могут не совпадать: ведь по закону работодатель оформляет трудовую книжку в течение 5 дней после трудоустройства сотрудника, а когда трудовая оформляется впервые – в течение недели (по п. 8 Правил №225).
  4. Персональные данные владельца трудовой книжки: его фамилия, имя, отчество (полностью без сокращений).
  5. Реквизиты трудовой книжки и вкладыша в нее (их серия и номер).
  6. Должность (в строгом соответствии с приказом о приеме на работу), на которую принимается сотрудник (профессия или специальность работника, на которого была заведена трудовая книжка).
  7. Наименование структурного подразделения, которое будет являться местом работы.
  8. Реквизиты распоряжения работодателя, по которым происходит прием на работу: это приказ о приеме сотрудника в штат. Это поле заполняется исключительно для трудовых книжек.
  9. Подпись лица, которое приняло трудовую книжку под свою ответственность и заполнило ее.
  10. Сумма, которая была получена за заполнение трудовых книжек и вкладышей в них. Если плата не взималась, то поле остается пустым или ставится прочерк.
  11. Дата выдачи трудовой книжки на руки сотруднику (при расторжении с ним трудового договора).
  12. Подпись увольняемого лица, которая подтверждает факт получения им трудовой книжки.

Указанные 13 граф содержат исчерпывающий перечень сведений о трудовых книжках, который необходим для их должного учета. Дополнять их своим столбцами работодателю не следует.

Есть некоторые нюансы, которые необходимо учесть работодателю при заполнении учетного журнала:

  1. Сокращения недопустимы.
  2. При переводе сотрудника на новую должность указанные сведения не переносятся в учетный журнал.
  3. В графе 12 с датой получения трудовой книжки нужно, чтобы эта дата совпала с последним рабочим днем сотрудника. Если же сотрудник не получил трудовую в последний рабочий день, то сюда вносится дата отправки уведомления о необходимости получения трудовой книжки или передачи согласия на ее пересылку.
  4. Если сотрудник отказался расписаться в журнале о получении трудовой книжки, то об этом составляется специальный акт, который прикладывается к журналу.

Сам журнал можно приобрести в специализированном магазине либо скачать и распечатать готовую форму. Образец журнала учета трудовых книжек по утвержденной форме можно скачать здесь.

Кто заполняет журнал

Журнал учета трудовых книжек на предприятии заполняет лицо, которое является ответственным за их учет и хранение в компании. Обычно это специалист кадровой службы, секретарь или бухгалтер.  В небольших компаниях такие полномочия берет на себя сам руководитель.

При этом, согласно законодательным требованиям, все связанные с трудовыми книжками действия могут осуществлять только ответственные лица, назначенные приказом руководителя. Именно они ведут учет и обеспечивают должное хранение трудовых книжек.

Правила заполнения

Записи в учетный журнал вносятся аккуратно для обеспечения их читабельности. Вся информация здесь должна быть точной и достоверной.

При необходимости внесения правок в журнал учета они делаются по правилам, действующим для самих трудовых книжек. Вначале сотрудник указывает, что ошибочная запись является недействительной. Эта заметка заверяется подписью и печатью организации. После чего нужно сделать новую правильную запись. Главное, что не нужно зачеркивать запись и замазывать ее корректором.

В остальном особых правил заполнения журнала не предусмотрено. документа определено на законодательном уровне и дополнительные данные в него не вносятся. Обычно у специалистов кадровой службы не возникает сложностей при ведении журнала учета трудовых книжек.

Хранение

Книга учета трудовых книжек не оформляется заново каждый год. Новая книга заполняется работодателем только в случае нехватки места в старой. Таким образом, один журнал в небольших компаниях может использоваться достаточно длительное время.

Отдельных требований относительно того, где следует хранить журнал учета, в законе не содержится. Это должно быть место, в которое невозможно обеспечить доступ третьих лиц (например, сейф).

После полного заполнения страниц учетного журнала он передается на хранение в архив. Здесь он должен храниться 75 лет, согласно п. 695 Перечня из Приказа Минкультуры от 2010 года №558.

Именно длительное использование одного журнала указывает на то, что бланк документа должен быть качественным: обложка – твердой, а листы – надежно прошитыми.

Ответственность за отсутствие и неправильное заполнение журнала учета трудовых книжек

В случае когда компания не ведет учетную книгу, то если при проверке этот факт откроется трудовым инспекторам, то работодателя могут привлечь к административной ответственности.

По ст. 5.27 КоАП за подобного рода правонарушения предусмотрен штраф до 50 тыс. р. Минимальный штраф для ИП составляет 1000 р., для организаций – 30 тыс. р.

Аналогичные штрафные санкции грозят работодателю и за отсутствие журнала учета или за его неправильное ведение. Практика показывает, что в спорах суды поддерживают трудовых инспекторов по вопросу выбора меры пресечения за грубые ошибки в учетном журнале.

Именно поэтому работодателю стоит максимально ответственно подходить к оформлению и ведению учетного журнала.

Таким образом, журнал учета трудовой книжки представляет собой документ строгой отчетности, в котором содержится весь перечень сведений относительно движения трудовых книжек на предприятии.

Форма такого журнала и порядок его ведения утвержден на законодательном уровне в Приложении №3 Инструкции №69 от 2003 года. Ведение учетного журнала – это не право, а обязанность работодателя, которая закреплена за ним п. 40 Правил №225.

В архив допускается передавать только полностью заполненный журнал, где он должен храниться 75 лет.

Загрузка…

Источник: https://pravo.team/trudovoe/trudovaya-knizhka/zurnal-uceta.html

Книга учета движения трудовых книжек 2021 | Скачать образец

Журнал учета выдачи трудовых книжек образец

Действующее законодательство обязывает работодателя вести строгий учет трудовых книжек. С этой целью были разработаны Правила ведения и хранения, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила).

Согласно Правилам, каждый работодатель должен в установленном порядке вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В обиходе этот документ также часто называют журналом регистрации или реестром трудовых книжек.

В книге учета фиксируются все перемещения трудовых книжек внутри компании:

  1. Получение трудовой от нового сотрудника, принятого на работу.
  2. Регистрация новой книжки, если документ заводится кадровой службой работодателя в случае, когда у принятого сотрудника данное место работы является первым.
  3. Выдача дубликата, если трудовая книжка была утеряна или пришла в негодность.
  4. Заполнение вкладыша, если в книжке закончились страницы.
  5. Выдача книжки под роспись уволенному работнику или родственникам работника в случае его смерти.

Общие требования к журналу учета трудовых книжек

Книга заполняется и хранится в административной службе организации, в функции которой входит прием и увольнение персонала: отдел кадров, бухгалтерия, секретариат и т.д.

Ведет данный реестр должностное лицо, назначенное приказом руководителя (ИП), которое отвечает за прием, учет, хранение и выдачу трудовых книжек.

Основные требования к внешнему виду документа:

1) Твердая обложка. Книга имеет крайне длительный срок хранения – 75 лет. Мягкая обложка не позволит сохранить документ в пригодном виде на протяжении такого срока.

2) Сквозная нумерация. Исходя из сложившейся практики, нумеровать журнал можно как постранично, так и просто по листам. Поскольку и тот и другой способ обеспечивает невозможность изъятия из документа отдельных элементов.

3) Прошивка. Журнал должен быть прошит и скреплен сургучной печатью или опломбирован. Такое требование четко изложено в п. 41 Правил, поэтому стандартное закрепление свободных концов нитей с помощью наклеенного листа бумаги, содержащего заверительную запись, в данном случае вызовет претензии со стороны проверяющих органов.

4) Заверительная запись. Делается на задней обложке книги и должна содержать:

  • название документа;
  • количество листов (страниц), записанное цифрами и прописью;
  • дату начала ведения журнала;
  • подпись ответственного лица с расшифровкой должности и ФИО.

Обратите внимание: расписаться на обороте книги должен руководитель организации (ИП). Лицо, ответственное за ведение реестра, не имеет полномочий для проставления заверительной подписи.

В отличие от большинства журналов учета, книга заводится не на один отчетный период, а применяется из года в год до тех пор, пока не закончатся страницы. По окончании текущей книги оформляется новая.

Инструкция по заполнению книги учета

Унифицированный бланк книги учета утвержден постановлением Минтруда от 10.03.2003 № 69 (Приложение №3) и представляет собой таблицу из 13 столбцов, заполнение которых производится следующим образом:

Порядковый номер столбца
1Проставляется порядковый номер записи
2, 3, 4Указывается дата внесения записи в формате: ДД.ММ.ГГГГ
5Заполняется ФИО владельца трудовой книжки. Указывать инициалы запрещено, имя и отчество (при наличии) должны быть занесены полностью
6Указываются реквизиты трудовой книжки или вкладыша в нее.При этом реквизиты вкладыша нужно записать только в том случае, если он выдан в данной компании. Если же вновь принятый работник сдает трудовую, содержащую вкладыш, оформленный на одном из предыдущих мест работы, указываются только номер и серия самой книжки.Реквизиты могут отличаться в зависимости от года выпуска бланка:с 1938 до 1974 – унифицированные формы не имели серии и номера, поэтому при заполнении реквизитов нужно проставить прочерк или запись «б/н»;с 1974 по 2003 – выпускались трудовые книжки серий AT-I – АТ-X с 7-значным номером;с 01.01.2004 по настоящее время – бланки трудовых книжек имеют серию ТК, ТК-I – ТК-V (вкладыши – ВТ, ВТ-I), номер также состоит из 7 знаков
7Заполняется должность работника в точном соответствии с трудовым договором (приказом о приеме на работу, протоколом общего собрания)
8Указывается краткое название работодателя и наименование структурного подразделения (службы, отдела и пр.), в котором будет работать сотрудник
9Заносятся реквизиты приказа о приеме на работу или иного документа, на основании которого работник вступает в должность. При заполнении вкладыша к трудовой книжке в данном столбце ставится прочерк
10Ставится подпись должностного лица, ответственного за ведение журнала
11Указывается сумма, внесенная работником в оплату нового бланка.Если регламент работодателя не предусматривает взимание платы с сотрудников за новые бланки или запись не связана с оформлением новой трудовой книжки или вкладыша к ней, в данном столбце ставится прочерк
12Указывается последний рабочий день сотрудника в данной организации.Если работник ушел в отпуск с последующим увольнением и получил расчет и трудовую книжку в последний рабочий день, нужно записать дату увольнения согласно приказу (в данном случае такой датой будет являться последний день отпуска)
13В зависимости от ситуации:

  • проставляется подпись сотрудника, получающего на руки трудовую книжку;
  • заполняются реквизиты уведомления, направленного работнику, если уволенный не явился за трудовой в кадровую службу компании;
  • указывается дата почтового отправления (передачи в курьерскую службу), если трудовая книжка была отправлена через почту (иную организацию, занимающуюся доставкой документации)

Примечание: иногда новый кадровый работник, назначенный ответственным за ведение трудовых книжек, обнаруживает, что книга учета на предприятии не велась.

В таком случае требуется оповестить руководителя организации (ИП) о выявленном нарушении в письменной форме (например: составить докладную), завести журнал и внести в него в хронологическом порядке сведения обо всех трудовых книжках, хранящихся в организации.

При этом расписываться в столбце 10 не нужно, поскольку новый ответственный сотрудник лично эти трудовые от работников не принимал.

Как внести исправления в книгу

Исправления в книгу учета заносятся тем же способом, которым корректируются регистры бухгалтерского учета:

  1. В чистой строке непосредственно под ошибочной записью или после последней записи заносится отметка: «Запись под № __ считать недействительной»;
  2. Строкой ниже делается новая запись, содержащая достоверную информацию;
  3. Под верной записью указываются ФИО, должность и подпись лица, внесшего изменения, а также дата совершения такой операции.

Ответственность за несоблюдение правил учета

За несоблюдение ТК РФ и других нормативных актов трудового права налагается административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:

  • предупреждение или наложение штрафа на ответственное должностное лицо (индивидуального предпринимателя) в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
  • предупреждение или наложение штрафа на организацию в размере от 30 000 до 50 000 руб.

Читайте более подробно: Книга учета движения трудовых книжек

Источник: https://nalog-spravka.ru/kniga-ucheta-dvizheniya-trudovyx-knizhek.html

Скачать бланк журнала учета трудовых книжек

Журнал учета выдачи трудовых книжек образец

Работников отдела кадров, лиц ответственных за архив может интересовать доступность к общепринятым бланкам для оформления журнала трудовых книг.

Обычно онлайн запрашиваются формы книг, необходимые для временного хранения оригиналов документов. Касается случаев, если требуется принятый в делопроизводстве образец правильного заполнения журнала по учету трудовых книжек.

Что это такое

Представляет собой прошитый и опломбированный реестр. Хронологическая отчетность упрощает просмотр записей по движению трудовых книжек и вкладышей к ним.

Система учета, хранения оригиналов утверждена официально. Процедура ведения журнала содержится в инструкциях, закреплена на законодательном уровне.

Скачать бесплатно бланк журнала в формате excel можно здесь.

Несложная форма позволит:

  • обеспечить строгий учет как уже заполненных трудовых, принятых на хранение от лиц, устроившихся на официальную работу, так и чистых подшивок. В запасе должны иметься новые экземпляры, предназначенные для оперативного оформления отношений в будущем;
  • задействовать специально оформленный внутренний журнал для оперативной работы с оригиналами трудовых и вкладышей;
  • вести достоверные записи по движению и выдаче документов с фиксацией оперативной информации по каждому сотруднику.

Такой журнал систематизирует делопроизводство, экономит время на разбирательствах, когда приходится выдавать справки, вести отчет по заполнению вкладышей или движению трудовых книжек работающих или увольняющихся сотрудников.

Касается ситуаций, если необходимо срочно найти необходимые документы, выписки, приказы или приходится работать непосредственно с оригиналами для выяснения общего стажа или последнего места работы.

Обязательно ли его вести

На практике удобнее всего использовать унифицированную форму журнала, которую заполняют для хранения трудовых книг. Общепринятый вид одобрен постановлением № 69 Минтруда РФ (10.10.2003).  Это касается типового образца, где предусмотрено 13 граф.

Ведя учет и перемещая – не забывайте соблюдать хронологию, вначале заполняя первую графу. Регистрация должна охватывать не только берущиеся на учет книги о трудовой деятельности сотрудников, но количество вкладышей к ним.

Регистрируя всех поступающих на официальную работу, работодатель обязан строго соблюдать закон, придерживаться действующих инструкций. Как правильно вести учет трудовых книг отражено в постановлении № 225 Правительства РФ (16.04.2003) п. 40, где указаны особенности оформления отчетного документа.

Рассматриваемый вид отчетной документации обязателен к заполнению. Проще скачать образец журнала учета трудовых книжек, чтобы быстро прошить нужное количество листов.

Кроме взятия на учет книги о трудовой деятельности от вновь поступившего на работу, в этом журнале принято делать отметки о:

  • передаче (под роспись) на руки уволившемуся его документа;
  • оформлении вкладыша, если чистые страницы закончились и нужно подшить листы для новых записей;
  • выдаче дубликата (в случаях необходимости);
  • заполнении нового бланка, когда сотрудник оформляется на первое место работы.

Необходимо придерживаться хронологического порядка, требуемого для реестра, чтобы не нарушить правильность всех записей.

Форма строго обязательна к заполнению. Работодатель не вправе отказаться от ведения такого журнала, что зафиксировано постановлением № 225 Правительства РФ (16.04.2003).

Имея перед глазами образец, где указаны все графы (13 по общепринятой форме) заполняемого журнала, лица, ответственные документировать прием на работу и увольнение сотрудников, смогут без труда переносить сведения из персональных книжек в нужные ячейки бланка.

Образец заполнения:

Для учета движения документации при оформлении этого журнала – грамотно подпишите книгу, не забыв заполнить информацию для титульного листа. Указывается название предприятия и документ, где на титульной страничке принято заполнять даты (начало и окончание в оформлении книги).

Строго соблюдая нумерацию записей, последовательно в каждой графе бланка необходимо будет заполнить сведения с занесением:

 1 номера по порядку (№ п/п)
 2, 3, 4 даты (указав число, месяц, год) поступления на работу (заполнение документа)
 5 ФИО владельца оформляемого документа, что берется на хранение под роспись
 6 реквизитов книжки/вкладыша (серии, номера)
 7 специальности, должности, профессии устроившегося на работу
 8 наименования организации, с уточнением подразделения, куда поступил человек
 9 приказа с датой и № распорядительного документа
 10 расписки ответственного, оформившего (принявшего) оригинал
 11 полученной суммы (руб.) за оформление формы или вкладыши
 12 даты выдачи на руки оригинала после прекращения трудовых отношений (договора)
 13 расписки от владельца документа о получении оригинала трудовой

Как пронумеровать

Придерживаясь установленного порядка для оформления бланка, лица ответственные за журнал по движению трудовых книжек, обязаны правильно пронумеровать подшивку. Документ предполагает сквозную нумерацию страниц, обязательно прошивается. Номеровать допустимо как страницы, так и отдельные листы.

При этом обеспечивается строгая отчетность в журнале, где невозможно самостоятельно добавить или преступно изъять из книги отдельные элементы. Не нарушая правил отчетности, журнал должен иметь заверительную запись.

Кто подписывает

Рассматриваемая форма книги заполняется ответственным лицом и на задней обложке журнала содержит стандартные сведения. В них входят:

  • название отчетного журнала;
  • общее количество листов (или страниц);
  • дата начала ведения реестра;
  • подпись с указанием должности лица заверяющего и его ФИО.

Для оформления этого реестра рекомендована твердая обложка. Не только на случай принятия на работу или для увольнения используется книга, но и для случаев, рассмотренных в этой статье выше.

Периодом ведения данного журнала считается заполнение всех прошитых листов. В делопроизводстве предусмотрен срок хранения записей этой книги до 75 лет.

Как прошить   

Для любого документа важно правильно прошить все страницы, чтобы невозможно было изъять отдельные листочки. Цельность реестру гарантирует прочная и сплошная шелковая нить, применяемая для прошивки.

Ее концы еще до начала ведения этого документа должны пройти пломбировку на задней обложке. Форма заверяется специальной печатью и нанесением других реквизитов с подписью ответственного лица.

Чтобы все сведения книги сохранились, имели статус 100% достоверности, важно заверение поручить руководителю фирмы. Ни его зам., ни сотрудники, ответственные за делопроизводство, не вправе расписаться на обороте этого реестра.

Скрепление ниток в прошивке с заверительной записью должно подкрепляться пломбой (иметь сургучную печать). Недопустимо применять в виде аналога пломбы из бумажных фрагментов или наклейку. В Правилах о ведении и хранении трудовых (4 абз., п. 41) допустимо использовать только опломбирование сургучом.

Исправление ошибок

Когда возникают ситуации – если требуется исправить определенную запись или неверно занесенные сведения, выявленное несоответствие аккуратно зачеркивается. Затем делают запись с корректной формулировкой, указывая все исправления. Сообщают на внутренней части обложки, придерживаясь аналогии по внесению изменений в трудовой.

Если требуется корректировать ошибку, конкретизируется каждая неверная запись с порядковым номером, ставятся дата и роспись, что заносятся в журнал ответственным лицом.

Все исправления выявленных ошибок и несоответствий проводятся без нарушения требований действующего законодательства РФ. Недопустимо нарушать правила при ведении этого реестра.

Важно вовремя исправлять найденные ошибки или явные несоответствия, при этом все отметки должны быть аккуратными и иметь «читабельный» вид.

Ответственность за отсутствие

Для руководителя важно постоянно вести этот документ, который хранится у того, кто за реестр ответствен. Каждая запись должна производиться в строгом соответствии с правилами ведения журнала.

При отсутствии в организации такого документа, или в случаях неправильного ведения, заполнения книги учета трудовых книжек, контролирующий орган вправе расценить ситуацию как явные несоответствия в делопроизводстве и законодательства.

Чтобы вас не оштрафовали по несоответствиям КоАП РФ (ст.5.27), рекомендуется придерживаться общих правил в заполнении и ведении этого реестра.

Минимальным штрафом для должностного лица за отсутствие этого реестра является 1 тыс. руб., а для компании сумма составит – 30 тыс. руб.

В каждой организации придерживаются установленных норм в ведении журналов. Если рассматривать выдачу на руки сотрудникам этого реестра, то стоит отметить, что:

  • журнал для учета трудовых книжек попадает к увольняющемуся лицу при получении его трудовой;
  • если человек решил уволиться, то заполняют 12 и 13 графы книги, в которой ведется строгий учет трудовых;
  • графа 12 указывает точную дату возврата книжки уволившемуся с предприятия;
  • графа 13 имеет место для росписи непосредственно самого сотрудника – он, получая трудовую, расписывается в реестре, тем самым свидетельствуя отсутствие каких либо претензий к работодателю.

Все тонкости в соблюдении алгоритма действий при приеме и увольнении сотрудников помогут не нарушить хронологию этого реестра, что очень важно при выдаче справок и другой оперативной информации. Ценно, когда в деле принимают участие опытные кадровики, знающие определенные нюансы в делопроизводстве.

https://www.youtube.com/watch?v=BjY6cGKyZic

Соблюдая корректный формат в датах сделанных записей, ответственные лица за оформление и ведение журнала, смогут избежать штрафов и административных взысканий.

Необходимо помнить, что в этой форме содержится правильное написание должностей (регламентируемое штатным расписанием компании).

Отражая идентификацию (ФИО) владельцев трудовых книжек, при заполнении журнала по учету и архивации оригиналов, недопустимо делать сокращения не только в фамилии хозяина книжки, но и просто ставить инициалы.

Соблюдая несложные правила в регистрации поступающих и оформляемых документов, ответственные лица смогут быстро находить нужные сведения и отметки. Реестра требует внимательного заполнения всех 13 граф.

Принимаемые на хранение работодателем оригиналы, оформляемые вкладыши должны проходить регистрацию в этом реестре под отдельными порядковыми номерами.

Аккуратность ведения журнала позволит отразить реальность действий по перемещению трудовых и вкладышей каждого отдельно взятого сотрудника.  

по теме:

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: https://juristampro.ru/skachat-obrazec-zhurnala-ucheta-trudovyh-knizhek/

Журнал перехода на электронные трудовые книжки

Журнал учета выдачи трудовых книжек образец

]]>]]>

Журнал регистрации электронных трудовых книжек нужно вести всем организациям, которые нанимают персонал.

Такая необходимость обусловлена тем, что трудовые книжки являются документами строгой отчетности и содержат сведения о трудовом опыте и стаже работы сотрудников.

Напомним, что в 2020 году начался переход на электронные сведения о трудовой деятельности, в связи с чем работодателям придется оформлять не только бумажные трудовые книжки, но и электронные (ЭТК).

Краткая информация об электронных трудовых книжках

ЭТК, а точнее «Сведения о трудовой деятельности» содержат те же сведения, что и бумажные трудовые (ст. 66.1 ТК РФ).

Ведет их ПФР, для чего работодатели в установленные сроки подают в ведомство сведения о кадровых событиях по каждому сотруднику (приеме, увольнении, переводе и т.д.).

Для перехода на ЭТК работодателям не придется устанавливать специальное программное обеспечение, так как для хранения данных о трудовой деятельности будут использоваться информационные системы ПФР.

Сотрудникам нужно выбрать, хотят ли они сохранить бумажную трудовую книжку или предпочтут, чтобы сведения об их трудовой деятельности оформлялись в электронном формате, для чего нужно написать соответствующее заявление работодателю.

В случае отказа от бумажного формата трудовая книжка выдается на руки гражданину и с этого момента вся ответственность за сохранность документа с работодателя снимается.

Перед выдачей трудовой в нее нужно внести запись о том, что работник подал заявление о переходе на ЭТК.

Для того, чтобы переход на систему электронных трудовых книжек прошел без проблем, работодателям нужно предпринять такие действия:

  • внести изменения в локальные нормативные акты, соглашения и коллективные договоры;
  • технически подготовиться к передаче сведений в ПФР через Интернет;
  • письменно уведомить персонал о переходе на ЭТК.

Особенности процедуры уведомления работников

До 30 июня 2020 года руководство организаций должно поставить в известность весь персонал о предстоящих новшествах, для этого каждому сотруднику нужно вручить соответствующее уведомление. Уведомление составляется в свободной форме, строгие требования к его оформлению отсутствуют.

Важно, чтобы в тексте документа было указано, что в связи с изменениями действующего законодательства у работников появилась возможность сменить бумажную трудовую книжку на электронную, но они также вправе продолжить ведение обычной трудовой на бумаге. Также нужно указать, что работники до 31.12.2020 г.

должны подать заявление о сохранении бумажной трудовой либо об отказе от нее. В ряде случаев такое заявление может быть подано и позднее.

Информирование персонала о введении ЭТК – это обязанность всех без исключения работодателей. В связи с этим руководителю нужно назначить ответственного сотрудника, который будет выдавать работникам такие уведомления под роспись.

Кроме того, необходимо вести специальный журнал электронных трудовых книжек и отмечать в нем тех, кто уже получил уведомления. Если в данное время нет возможности лично вручить уведомление, его можно отправить по почте заказным письмом или передать курьером.

Также в журнал целесообразно вносить данные заявлений, поданных работниками о выборе ЭТК или обычной трудовой книжки.

Каким образом работники смогут получить сведения о своем трудовом стаже?

Если работник выбрал ведение электронной трудовой книжки и отказался от бумажной трудовой, он сможет получить необходимую информацию такими способами:

  • Обратившись к работодателю по последнему месту работы. Работодатель должен выдать сведения в течение 3 дней (рабочих) с момента получения соответствующего заявления от работника или в день его увольнения. Отметим, что работодатель сможет выдать сведения только за тот период, когда человек работал у него.
  • Обратившись в отделение Пенсионного фонда.
  • Оформив заявку на портале «Госуслуги» или МФЦ.

Журнал учета электронных трудовых книжек: что это за документ

Журнал перехода на электронные трудовые книжки предназначен для фиксации факта вручения уведомлений работникам. Также в него можно вносить записи о выдаче гражданам сведений о работе в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Вести такой журнал не обязательно, но пользу от его оформления невозможно переоценить.

Внося записи в журнал, сотрудники отдела кадров смогут проконтролировать, все ли работники получили уведомления о переходя на ЭТК, и определить, скольких людей еще нужно уведомить.

Журнал не имеет унифицированной формы, его можно вести на бумаге или в электронном виде. Ведение журнала осуществляют сотрудники кадровой службы или иного подразделения, на которое возложена функция по оформлению приема и увольнения сотрудников.

Как правильно оформить журнал

Журнал учета уведомлений ЭТК состоит из обложки и табличной части. На титульном листе нужно указать такие сведения:

  • полное и краткое наименование организации или ИП;
  • название документа;
  • дату начала ведения журнала и дату окончания.

В табличной части отображают следующую информацию:

  • порядковый номер записи;
  • Ф.И.О. и должность сотрудника;
  • реквизиты приказа, на основании которого сотрудник был зачислен в штат;
  • отметку о вручении уведомления о переходе на ЭТК;
  • подпись работника, которой он подтверждает факт получения уведомления;
  • дата получения заявления от работника об отказе или продолжении ведения обычной трудовой;
  • Ф.И.О. и должность ответственного сотрудника, который заполнил журнал и выдал уведомление.

Если гражданин выбрал ведение трудовой книжки в электронном формате, то в журнале целесообразно указать дату, с которой бумажный документ был передан ему на руки.

Общие правила оформления журнала перехода на электронные трудовые книжки:

  • Документ нужно прошнуровать.
  • Все страницы журнала должны быть пронумерованы.
  • Руководитель организации должен заверить журнал своей подписью. При наличии печати ею также заверяют документ.

  • Обязательно наличие надписи «Пронумеровано и прошнуровано __ листов».
  • В журнале не должно быть помарок и исправлений.

Образец заполнения журнала учета электронных трудовых книжек приведен ниже.

Источник: https://spmag.ru/articles/zhurnal-perehoda-na-elektronnye-trudovye-knizhki

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.