Журнал учета трудовых

Содержание

Журнал учета движения трудовых книжек: ответственность

Журнал учета трудовых

Бизнес юрист > Бухгалтерский учет > Первичные документы > Что такое журнал учета движения трудовых книжек: правила его заполнения, требования к документу

Когда осуществляется прием человека на работу, специалист отдела кадров забирает его трудовую книжку. Эти документы хранятся у работодателя до дня увольнения человека. Ответственный сотрудник должен вести соответствующий учет этой документации. Прием документа производится под роспись.

Поэтому во всех организациях присутствует журнал учета трудовых книжек. Он имеет унифицированную форму и требует особого заполнения. Произвольных записей здесь присутствовать не может. Кроме того, существуют установленные правила заполнения книги учета.

Об этом поговорим подробно в текущей статье.

Регистрация трудовых книжек

Постановление № 225 от 16 апреля 2003 г. обязывает все предприятия вести учет трудовых книжек. Подобные действия необходимы для систематизации информации о движении этих документов.

Обязательной регистрации подлежат трудовые книжки:

Процесс регистрации

  • людей, устроившихся на работу
  • а также, только что открытые

Когда книжка заканчивается, к ней открывается дополнительный вкладыш. Он вклеивается в основной документ и подлежит отдельной регистрации. Данные вкладыша записываются в следующую строку журнала по порядку. Если человек пришел в организацию с уже имеющимся вкладышем, регистрируется только основной документ.

Информация, внесенная в журнал учета, предоставляет возможность контролировать движение книжек. По закону они выдаются назад человеку в день его увольнения. Об этом будет говорить дата и подпись получателя в журнале. Важно, чтобы она совпадала с днем увольнения.

Ответственность

Обычно ответственными лицами за ведение журнала, а также хранение и учет трудовых книжек назначаются кадровые работники. Но не все компании имеют отдельного человека или службу, занимающуюся кадровыми вопросами. В маленьких организациях это может делать сам руководитель, бухгалтер или секретарь.

Назначается ответственный соответствующим приказом по предприятию. Должность его не играет роли. Все дела, связанные с ведением книжек, передаются от одного ответственного человека другому специальным актом.

Некоторые маленькие организации грешат отсутствием журнала. Следует понимать, что это является грубым нарушением законодательства.

При проверке на должностное лицо могут наложить штраф размером 500 – 5 000 руб. В случае привлечения к ответственности организации, размер санкции будет значительно выше. Он может составить от 30 000 – 50 000 руб.

Требования к внешнему виду Книги

Все трудовые книжки регистрируются в специальном журнале. Он представлен в виде книги с большим количеством страничек.

Журнал учета включает тринадцать колонок, которые необходимо заполнить ответственному лицу. Формат книги размером А4. Журнал имеет унифицированную форму. Приобрести его можно в специализированном магазине.

Допускается самостоятельное изготовление книги, но при соблюдении специальных требований.

Журнал учета

Журнал учета книжек является сквозным, то есть он может вестись много лет. По окончании года нет необходимости заводить новую книгу. Законом установлены основные правила заполнения этого документа:

  • Наличие твердой обложки, так как она используется не один год.
  • Все странички книги нумеруются и прошиваются одной прочной ниткой. Кончики выводятся с оборотной стороны книги, завязываются между собой и приклеиваются специальной наклейкой.
  • Наклейка содержит информацию обозначением числа пронумерованных и прошнурованных страничек, а также подписью руководителя.
  • Все журналы учета трудовых книжек подлежат опломбированию. Для этого на бумажной наклейке, скрепляющей между собой концы нитки, которой прошнурован журнал, наливается сургуч. Допускается применять номерные пломбы. Они одноразового использования и помогают обезопасить журнал от незаконного доступа. Без наличия пломбы журнал может быть признан недействительным.

Заполнение Книги учета

Согласно закону журнал учета имеет строго установленную форму. Здесь фиксируются следующие данные:

Столбцы книги

  • первый столбец содержит порядковые номера всех поступивших в организацию документов
  • следующие три столбика включают информацию о дате приема сотрудников
  • в пятом столбце указывается: фамилия, имя и отчества полностью
  • шестая колонка обозначает серию и номер документа, принятого специалистом
  • седьмая графа включает в себя информацию о специальности работника. Также здесь обозначается категория и разряд, если они присутствуют
  • следующая колонка содержит полное наименование компании, в которую принимается человек
  • в девятом столбце обозначается номер приказа о приеме на предприятие
  • десятая колонка содержит подпись сотрудника ответственного за хранение документа. Она свидетельствует о принятии документа
  • следующая колонка обычно пустая. Заполняется она только, когда приобретается новая трудовая книжка. В ней обозначается сумма, которую заплатил человек за покупку документа
  • двенадцатая колонка содержит дату выдачи документа
  • подпись уволенного человека, свидетельствующая о получении книжки, ставится в тринадцатой колонке. Дата и подпись должны соответствовать дню увольнения человека. Иное может быть признано нарушением

Если человек не явился в день увольнения за трудовой книжкой, требуется письменно уведомить его об обязательстве прийти и забрать документ. Допускается дополнительно запросить разрешение на отправку документа почтой. Также поступают, если бывший работник отказался забрать книжку совсем.

В случае проверки организации трудовой инспекцией уведомления послужат оправданием. Соответственно строка 12 и 13 журнала будет содержать информацию об уведомлении, что поможет избежать ответственности.

Если работнику на предприятии оформлялся вкладыш, ему придется расписаться и за его получение отдельно.

https://www.youtube.com/watch?v=BjY6cGKyZic

Заверение руководством

В жизни встречаются ситуации, что уволенный работник просит отдать книжку родственнику, другу или коллеге. Следует понимать, что это возможно только при наличии соответствующей доверенности заверенной у нотариуса.

Без этого документа отдать трудовую книжку допускается в случае ухода из жизни работника. Но тогда родственник должен предоставить свидетельство о смерти и документацию, подтверждающую родственные связи.

В таком случае две последние колонки журнала должны содержать информацию: когда, кому и на каком основании был передан документ.

Писать в журнале допускается различными ручками. Возможный цвет чернил: синий, черный или фиолетовый.

Книга учета книжек обязательно должна быть заверена руководителем предприятия. Подпись ставится на оборотной стороне.

Для этого специально приклеивается прямоугольный листок с обозначением количества листков. Такой журнал ведется до тех пор, пока не закончится.

Когда заполнен последний листок, ставится подпись и дата ее окончания. После этого она передается в архив. Хранится журнал учета на протяжении 75 лет.

Порядок исправления записей

Журнал учета книжек не должен содержать помарки либо неточности. При допущении ошибок их требуется исправлять следующим образом:

  • Зачеркивается неверная информация одной тонкой линией. Делается это для того, чтобы с легкостью можно было прочесть, что там написано.
  • На следующей строке указываются правильные данные. Если в книге присутствует строка примечание, допускается внести в нее правильную информацию с обозначением необходимого столбца.

Так как все записи вносятся в книгу от руки, возможно допущение ошибок. Поэтому исправлять их следует правильно. Рядом с правильной информацией обязательно следует написать фразу: “исправленному верить”. Также следует обозначить дату исправления и поставить подпись лица вносившего исправления.

Запрещено просто исправлять по тексту информацию. Категорически нельзя использовать корректирующие жидкости и затирки. Подобные действия будут приравнены к нарушению.

Что делать, если раньше книга не велась

В жизни может случиться, что человек устроившись на работу специалистом по кадрам, обнаружит отсутствие книги. В такой ситуации ему нужно срочно составить докладную записку. Она должна содержать описание конкретной упущенной информации и виновника нарушения.

Начинать восстанавливать информацию лучше сразу. Когда невозможно полностью ликвидировать проблему, в докладной записке следует подробно изложить суть. А конкретно: какие данные не подлежат восстановлению, и по какой причине.

При проверке подобные действия помогут избежать штрафов.

В некоторых случаях людям временно необходимо забрать трудовую книжку у работодателя. К примеру, для оформления каких то документов. Раньше закон запрещал это делать.

Но начиная с 2015 года подобные действия стали возможны. Ответственный сотрудник в таком случае должен сделать отметку в колонке 12 о временной выдаче документа.

Когда работник вернет его, потребуется сделать новую запись, свидетельствующую о возобновлении хранения книжки.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: https://PravoDeneg.net/buhuchet/primary/zhurnal-ucheta-dvizheniya-trudovyh-knizhek.html

Журнал учёта трудовых книжек — образец (скачать)

Журнал учета трудовых

Работодатель, официально нанимающий сотрудника, в соответствии с нормами российского права должен сделать соответствующую запись в трудовой книжке или (при её отсутствии) завести для работника новую.

В отличие от заполнения анкеты для соискателя при приеме на работу, это требование является обязательным, а его несоблюдение влечёт за собой наложение на индивидуального предпринимателя или организацию штрафа в фиксированном размере.

Трудовая книжка хранится в отделе кадров предприятия с момента оформления сотрудника до его увольнения.

По окончании договорных отношений между компанией и работником книжка выдаётся ему на руки; если выдача невозможна, документ пересылается по почте или хранится на предприятии до истечения установленного срока.

Чтобы отслеживать все перемещения трудовой книжки, используется специальный журнал; о правилах и порядке его заполнения будет рассказано далее.

Зачем нужен журнал регистрации трудовых книжек?

Предназначение журнала регистрации трудовых книжек ясно из названия документа: он необходим, чтобы отслеживать все перемещения документа внутри предприятия-работодателя. Согласно пунктам 40–41 «Правил ведения и хранения трудовых книжек» (Постановление Правительства России №225 от 16 апреля 2003 года) указанный журнал относится к числу обязательных для ведения документов.

Журнал учёта трудовых книжек — важный документ

В отличие от некоторых других шаблонов, например формы заявления о приеме на работу, разрабатываемой каждой организацией, государственной или коммерческой, самостоятельно, журнал учёта движения книжек — унифицированный документ, к заполнению и хранению которого предъявляются самые строгие требования.

Важно: вышеназванный журнал ведётся в пределах одной структуры (ИП, ООО, фирмы, госучреждения). При переходе работника на новое место данные его трудовой книжки прописываются сотрудником отдела кадров или другим ответственным лицом в «свой» журнал.

В журнал, или книгу, движения трудовых книжек вносятся как заведённые ранее документы, так и выданные человеку, в первый раз устраивающемуся на работу, а также дубликаты утерянных документов. В идеале в нём должны содержаться сведения обо всех книжках, имеющих хождение внутри предприятия.

В соответствии с упомянутыми выше Правилами (пункты 40–41) журнал учёта трудовых книжек должен соответствовать следующим требованиям и условиям:

  1. Срок его хранения после сдачи в архив — 75 лет. По истечении этого времени документ должен быть утилизирован любым приемлемым для организации способом.
  2. Журнал должен иметь твёрдый переплёт, защищающий содержимое от механических и химических повреждений: ударов, разрывов, намокания и действия агрессивных жидкостей. Это обусловлено потенциально длительным сроком использования книги регистрации движения.
  3. Страницы журнала должны быть прошиты, а листы пронумерованы (как обычно, с внешней стороны вверху), чтобы исключить возможность фальсификации или случайной утери части содержащихся в нём сведений.

Важно: на месте сшива должны находиться указание суммарного количества листов и подпись руководителя предприятия, филиала или отдела кадров.

Этим требованием зачастую пренебрегают, просто прошивая книгу и пронумеровывая страницы, однако при проверке «недооформленный» журнал вызовет нарекания, а при повторно выявлении нарушения ИП или организации придётся заплатить за свою халатность штраф в размере 1000 или 30000 рублей соответственно.

  1. Прошитый документ должен быть в обязательном порядке скреплён пломбой или сургучной печати, без повреждения которых невозможны выемка листов или добавление новых. Печать должна быть исключительно сургучной (применение мастики не допускается) и соединять внутреннюю часть обложки книги, концы использованного для прошивки шнура и часть листа со сведениями об объёме документа. Закон не даёт однозначного определения пломбы, однако на основании сложившейся практики можно сделать вывод, что она должна соответствовать основному требованию: препятствовать механическому изменению количества листов в журнале.

Важно: в ходе пересмотра практики делопроизводства законодателем было принято решение разрешить использование для заполнения книги не только шариковых, но и гелевых пишущих ручек следующих цветов: синего, чёрного и фиолетового.

Другие варианты в настоящее время не допускаются в качестве основных, однако могут использоваться — например, для выделения важных деталей или отделения одной записи от другой при ведении рукописной книги.

Обычно для этого применяются красные или другие чернила яркого оттенка.

Формально ведение рукописной книги учёта трудовых книжек не является нарушением, однако значительно легче (как для ответственного сотрудника, так и для проверяющих), если она будет заполняться в электронном виде. Унифицированную форму журнала можно бесплатно скачать, воспользовавшись приведённой в последнем параграфе ссылкой.

  Какой конструктор сайтов лучше выбрать?

Как заполняется журнал учёта трудовых книжек?

Поскольку журнал движения трудовых книжек, в отличие от текстов благодарственных писем за хорошую работу и других необязательных документов, стандартизован (форма приведена в Приказе Министерства труда Российской Федерации №69 от 10 октября 2003 года), его заполнение должно происходить в строгом соответствии со следующим планом:

  • Первый столбец — номер трудовой книжки по порядку. Внутри документа используется, как обычно, сквозная нумерация (от начала до конца).
  • Второй, третий и четвёртый столбцы — дата, месяц (цифрой или прописью) и год оформления новой книжки, регистрации уже существующей или вкладыша в неё. Чтобы не усложнять себе жизнь, сотрудники отдела кадров обычно вносят в эти столбцы дату приёма на работу — это не является серьёзным (и тем более выявляемым) нарушением.
  • Пятый столбец — фамилия, имя, отчество (или другие имеющие национальный характер именования) поступившего на работу человека.
  • Шестой столбец — серия и номер трудовой книжки (или вкладыша).
  • Седьмой столбец — специальность, профессия или должность вновь принятого на работу российского гражданина или иностранного подданного. Как и в случае с личными данными, все наименования здесь должны быть приведены полностью, без сокращений и прочерков.
  • Восьмой столбец — полное наименование предприятия-работодателя и, если оно существует, подразделения, в котором будет трудиться принятый на работу человек.
  • Девятый столбец — дата и номер документа, явившегося основанием для официального трудоустройства гражданина.
  • Десятый столбец должен содержать подпись (можно с расшифровкой) ответственного лица, принявшего существующую трудовую книжку или заполнившего новую.
  • Одиннадцатый столбец — сумма, полученная за оформление (заполнение) книжки. В большинстве случаев этот столбец остаётся незаполненным, что является нарушением: при отсутствии данных в нём должен стоять прочерк или принятый в российской практике символ — латинская Z с двумя пересекающими её горизонтальными штрихами.
  • Двенадцатый столбец — дата (число, месяц, год) выдачи работнику трудовой книжки на руки после прекращения действия обычного или срочного трудового договора. Если документ планируется переслать почтой, в этом столбце должна стоять дата отсылки. Если по каким-либо причинам вернуть работнику книжку не представляется возможным, необходимо поставить в этой и следующей графах прочерк.
  • Тринадцатый столбец — подпись (можно с расшифровкой) уволенного гражданина. Если человек отказывается расписываться в журнале, в столбце следует указать номер и дату соответствующего акта.

Важно: при необходимости внесения корректировок неверные сведения зачёркиваются горизонтальной линией (не крест-накрест), а ниже указывается правильная информация.

Все исправления должны быть перечислены на внутренней части передней обложки, с указанием номера записи и даты корректировки.

Напротив каждого такого «сообщения» обязана стоять подпись внесшего изменения ответственного лица.

Книга учета трудовых книжек образец — скачать

Бесплатно скачать книгу (журнал) движения трудовых книжек в удобном для печати, заполнения и редактирования формате DOC, совместимом с большинством текстовых редакторов, можно по ссылке ниже.

  • Скачать образец книги учета трудовых книжек .doc

Подводим итоги

Журнал учёта трудовых книжек — важный документ, заполнение которого следует производить в строгом соответствии с действующими нормами закона. Книга должна быть опломбирована или опечатана, а кроме того, храниться в безопасных условиях. Каждое сделанное исправление необходимо подтверждать подписью ответственного специалиста на внутренней стороне обложки.

  Дисконтная карта Газпрома – что дает и как ее получить?

Пренебрежение этими требованиями или полное отсутствие журнала — административное правонарушение, наказываемое штрафом. Пусть его размер и невелик, работодателю следует соблюдать предписания закона — это позволит не только сэкономить деньги предприятия, но и ещё немного усовершенствовать внутреннюю систему документооборота.

Источник: https://uvolsya.ru/raznoe/zhurnal-dvizheniya-trudovyh-knizhek-obrazets/

Правила заполнения книги движения трудовых книжек – СИЗ, нормы, инструкции

Журнал учета трудовых

• Скачать актуальный бланк книги учёта трудовых книжек (формат Word)

• Скачать образец заполнения книги учёта движения ТК.

Для фиксации фактов перемещения трудовых книжек внутри организации наниматель обязан вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее – Книга), которая заполняется и хранится в том отделе, в чьи функции входит оформление приёма и увольнения сотрудников – обычно в кадровой службе, бухгалтерии или секретариате.

В Книге делаются записи о следующих событиях:

  • Получение от принятого работника его трудовой;
  • Оформление новой книжки для сотрудника, если для него это первое место работы;
  • Выдача при необходимости дубликатов трудовых;
  • Оформление нового вкладыша в книжку, если в старой закончились страницы;
  • Передача на руки увольняемому сотруднику его трудовой под роспись.

Все сведения вносятся в реестр от руки в хронологическом порядке.

Заполнение Книги учёта движения трудовых книжек

Унифицированной формой из Приложения №3 к Постановлению Минтруда №69 от 10.10.2013 предусмотрено 13 столбцов. Рассмотрим особенности заполнения сведениями отдельных граф.

Содержит порядковый номер строки, вносимой в Книгу. Все записи журнала, от первой до последней, должны иметь сквозной номер.

Графа 2-4 «Дата приема на работу, запол­нения трудо­вой книжки или вкла­дыша в нее»

Указывается соответственно число, месяц и год производимой записи. Формат внесения даты предусмотрен такой же, как и при заполнении самих трудовых книжек, т.е. арабскими цифрами, по два (число и месяц) и четыре (год) элемента.

Учитывая, что дата заполнения трудовой книжки в организации может отличаться от даты оформления сотрудника (от пяти до семи – при первичном заполнении книжки для работника – дней), то лучше, если дата, указанная в текущих графах, будет соответствовать моменту заполнения трудовой, а не поступления сотрудника на работу.

Графа 5 «ФИО владельца трудовой книжки»

Заполняется личными сведениями, взятыми из паспорта. Особое внимание стоит обратить на то, чтобы данные были идентичны документу, удостоверяющему личность, например, если «Фёдор» записано в паспорте с буквой «Ё», в Книге имя этого сотрудника тоже надо отразить через «Ё». Фамилия, имя и отчество вносятся целиком, заполнение графы инициалами не разрешается.

Графа 6 «Серия и номер трудо­вой книжки или вкла­дыша в нее»

Отражаются реквизиты поступающих, заведенных или выбывающих бланков трудовых, в которых ведутся записи. Формат реквизитов может различаться в зависимости от периода выпуска бланков:

  • с 1938 года – серия и номер на бланках не предусматривались. В Книге делается запись «б/н» или ставится прочерк;
  • с 1974 года – серия содержала римские цифры и буквы, а номер имел 7-значный формат;
  • с 2003 года – серия обозначается русскими буквами, номер состоит из 7 арабских цифр.

Важно! Реквизиты вкладыша в трудовую книжку регистрируются в Книге, только если он оформляется в этой организации. Если сотрудник при поступлении на работу передает свою трудовую книжку с уже имеющимся в нём вкладышем, занесению в графу 6 подлежат только серия и номер самой трудовой книжки.

Графа 7 «Долж­ность, профес­сия, специ­альность работ­ника»

Заполняется названием трудовой функции, которую исполняет сотрудник. Формулировка должности должна совпадать со сведениями, указанными в трудовом договоре и других первичных документах: приказе о приёме на работу, штатном расписании, личной карточке и пр.

Графа 8 «Наиме­нование места работы, куда принят работник»

Вносятся данные, также взятые из трудового договора и штатного расписания и содержащие краткое название работодателя и наименование отдела или службы, где будет работать сотрудник.

Графа 9 «Дата и № приказа о приёме на работу»

Включает реквизиты приказа или иного документа (например, протокола общего собрания), на основании которого сотрудник утверждён в должности. Как и при заполнении бланка трудовой, в этой графе номер приказа указывается после его даты, а не до. Столбец заполняется только при регистрации движения трудовой книжки, а при выдаче вкладыша графа прочёркивается.

Графа 10 «Расписка ответст­венного лица, приняв­шего или запол­нившего трудо­вую книжку»

Ставится личная подпись (без расшифровки) лица, которое назначено ответственным за ведение и хранение трудовых книжек в организации и которое зафиксировало запись в Книге.

На практике бывают случаи, когда новый сотрудник приходит на работу в кадровую службу и обнаруживает, что Книга в организации до сих пор не велась. Тогда, оформив докладную записку на имя руководителя, чтобы освободить себя от ответственности за отсутствие обязательного журнала в предыдущих периодах, новый кадровик оформляет Книгу «с нуля».

При этом он должен внести в реестр те трудовые книжки, которые на данный момент уже хранятся в организации. Сведения об имеющихся трудовых заполняются с учётом хронологии, т.е. книжки, поступившие раньше, нужно указать первыми, а позже – последними. Но так как новый кадровик сам лично у работников эти книжки не принимал, в графе 10 по этим строкам он расписываться не должен.

Графа 11 «Полу­чено за запол­ненные трудо­вые книжки или вкла­дыши в них (руб.)»

Содержит сумму, переданную сотрудником в счёт оплаты за новый бланк, заполненный на него. В случае, если внутренний распорядок работодателя не предусматривает взимания расходов на бланки с работников или если суть события, вносимого в Книгу, не связана с тратой нового бланка (например, регистрация уже ранее заполнявшейся трудовой нового сотрудника), то в графе 11 ставится прочерк.

Графа 12 «Дата выдачи на руки трудо­вой книжки при прекра­щении трудо­вого дого­вора»

Заполняется датой последнего дня работы сотрудника у данного нанимателя.

В случае, когда сотрудник берёт перед увольнением отпуск, то официально его последний день работы будет совпадать с последним днём отдыха, но фактическая выдача трудовой книжки на руки и денежный расчёт производится до отпуска. Несмотря на это, в графу 12 всё равно вносится официальная дата завершения работы сотрудника в организации.

Графа 13 «Рас­писка работ­ника в полу­чении трудо­вой книжки»

Эта графа может содержать:

  • при получении лично – подпись сотрудника, получающего на руки при увольнении свою трудовую книжку;
  • при неявке работника за трудовой – реквизиты уведомления (заказного письма или телеграммы), содержащего обращение к бывшему работнику с просьбой явиться в организацию для получения своей трудовой книжки;
  • при отправке трудовой книжки почтой – дату отправки.

В последних двух случаях чеки и квитанции, полученные в почтовом отделении, необходимо подшить в личное дело бывшего сотрудника.

Образец заполнения Книги учёта движения трудовых книжек

Источник: https://ip-spraa.ru/zapolnenie-trudovoj-knizhki/kniga-ucheta-dvizheniya-trudovyx-knizhek

Журнал учета трудовых книжек

Для учета принятия и выдачи трудовых книжек (и вкладышей) работодатель ведет специальную книгу, в которой отражается все физическое движение этих документов. Бланк такой книги утвержден специальным Постановлением Министерства труда за номером 69 от 10 октября 2003 года. О том, как правильно заполнять документацию и на что обратить внимание в первую очередь – прямо сейчас.

Источник: http://rossiz.ru/pravila-zapolneniya-knigi-dvizheniya-trudovyh-knizhek/

Книга учета движения трудовых книжек: образец заполнения

Журнал учета трудовых

Для учета принятия и выдачи трудовых книжек (и вкладышей) работодатель ведет специальную книгу, в которой отражается все физическое движение этих документов. Бланк такой книги утвержден специальным Постановлением Министерства труда за номером 69 от 10 октября 2003 года. О том, как правильно заполнять документацию и на что обратить внимание в первую очередь – прямо сейчас.

Какие движения нужно учитывать

Порядок ведения специальной документации, связанной с учетом всех перемещений трудовых книжек, унифицирован. Вести учет должны все организации, любой формы собственности, вне зависимости от численности своего штата (вплоть до 1-2 наемных работников):

  • ООО;
  • ПАО;
  • ИП;
  • общественные объединения и религиозные организации, являющиеся официальными работодателями по отношению к наемным работникам.

Конкретные учетные операции представляют собой не только все физические передвижения сотрудников, но также любые изменения (записи), касающиеся этих документов:

  1. Прием книжки от сотрудника, который принят или восстановлен на работе, вне зависимости от предполагаемого срока действия трудового договора (в том числе на сезонную работу).
  2. Оформление трудовой (на случай приема сотрудника без опыта какой-либо работы, трудоустраивающегося в первый раз).
  3. Внесение в неё любых записей, отражающих служебные движения сотрудника: премирование, переводы на другие должности в рамках одного филиала или разных подразделений, переименование должности, переход на новую позицию.
  4. Перенос всех или отдельных трудовых в новое место в связи с переездом, ремонтом, срочными обстоятельствами (например, для предотвращения порчи документов из-за повреждений крыши). Обычно книжки переносятся и хранятся в сейфе, исключающем доступ к ним посторонних лиц.
  5. Выдача на руку сотруднику в связи с его увольнением по любым причинам (в том числе выдача не на руки, а почтовым отправлением, если работник по каким-либо причинам не явился за документом).
  6. Выдача на руки родственникам или другим представителям, действующим по доверенности, в связи со смертью сотрудника, объявлением его пропавшим без вести (по решению суда) или заключением под стражу.

При этом стоит отметить, что как такового понятия «движение трудовых книжек» в законодательстве не существует, поэтому на практике в книге учета отражаются любые операции с этими документами:

  • регистрации;
  • прием документа;
  • выдача на руки сотруднику;
  • отражение факта перемещения;
  • отражение факта хранения.

Таким образом, законодатель четко определяет только обязанность ведения книги учета движения трудовых книжек и собственно форму, которая рассматривается далее. В кадровой практике документ нередко называют иначе: журнал регистрации трудовых книжек, кадровый реестр и т.п.

Книга учета: внешний вид

Сама книга учета представляет собой брошюру из 64 страниц (32 листов) формата, близкого к А4, но не идентичного ему (28,8 см в длину и 21,0 см в ширину). Исполняется в большинстве случаев в мягком переплете в картонной оболочке, стилизованной под золотистый оттенок.

Иногда дополняется съемным листом из прозрачного пластика, который служит обложкой и увеличивает срок службы. Средняя стоимость (актуально на сентябрь 2017 года) порядка 250-350 рублей. Варианты цветового исполнения могут быть разными – несколько наиболее распространенных представлены на рисунке.

Как заполнить книгу: образец

В настоящий момент требования учета, форма заполнения не изменились. Она едина и содержит 13 граф:

  1. Номер записи в хронологическом порядке по возрастанию.
  2. Дата приема – отдельно указываются число, месяц и год (т.е. всего 3 графы).
  3. ФИО сотрудника, книжку которого переместили (или внесли в нее запись).
  4. Реквизит документа: серия, номер книжки (а также вкладыша при наличии).
  5. Должность сотрудника, на которого ведется документ.
  6. Наименование организации и отдела (при наличии).
  7. Дата и номер внутреннего приказа (или другого документа) работодателя, на основании которого произведено изменение (запись, перемещение).
  8. Расписка сотрудника, который уполномочен принимать её, вносить записи и т.п. (как правило, сотрудник отдела кадров и/или бухгалтер).
  9. Сумма в рублях, которая получена за заполнение (поле остается пустым в большинстве случаев, т.к. подобные действия не предполагают дополнительной оплаты).
  10. Дата выдачи (если работник увольняется).
  11. Личная подпись сотрудника, которому она была выдана (допускается также подпись других лиц, если сотрудник по объективным, документально подтвержденным причинам не мог принять документ лично).

Если работник приходит с трудовой книжкой с вкладышем из другой фирмы, то регистрируется только его книжка. Таким образом, заводить отдельную строчку для вкладыша не предусмотрено.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Если книжку принимает иное лицо, оно дополнительно указывает, кем приходится уволенному (например, жена). Если гражданин действует по доверенности, он вписывает название, номер доверенности и дату ее оформления.

Титульный лист

Титульный лист также унифицирован и содержит следующие поля:

  1. В верхнем поле нужно вписать полное официальное название организации, без сокращений. Например, Общество с ограниченной ответственностью «Елизария» или Индивидуальный предприниматель Светлов Владимир Игоревич. 
  2. Номер тома (если до этого журнала были 5 аналогичных, соответственно, это 6 том).
  3. Даты начала и окончания ведения.
  4. Общее количество внесенных записей.
  5. Срок хранения – он составляет 75 лет. Соответствующая дата вписывается в поле: например, до 1 сентября 2092 года.

Последняя страница

Форма последней страницы также унифицирована:

  1. Руководитель ставит свою подпись с расшифровкой, прописывает должность и дату подписи по итогу заполнения журнала.
  2. На этой же странице прописывается уникальный номер пломбы, наклеенной справа в вертикальном положении.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Книга ведется в течение всего времени, пока не будет заполнена полностью. Нет необходимости менять ее каждый новый год.

Требования к хранению и оформлению журнала

Как таковых правил оформления книги не разработано. Тем не менее, нужно придерживаться нескольких требований, соблюдение которых обычно контролируется трудовыми инспекторами и другими проверяющими сотрудниками:

  1. Каждый лист пронумерован. Первым из них является лист, следующий сразу после обложки.
  2. Все листы должны быть прошнурованы и подписаны собственноручно руководителем компании.
  3. Листья скрепляются сургучом или пломбой, поэтому концы шнура после прошнуровки лучше оставить достаточно длинными, чтобы сделать пломбу (подробнее об этом – в следующем разделе).

Подробнее о ведении и хранении документа:

Ответственность за нарушение требований

Поскольку каждый работодатель должен вести книгу в обязательном порядке, трудовые инспекторы уделяют достаточно много внимания правильности заполнения формы. Как показывает опыт, инспекторы нередко могут предъявить претензию даже к тому, что на книге учета движения трудовых книжек отсутствует пломба. Один из распространенных примеров постановки пломбы показан на фото.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Концы веревки после шнурования выходят за пределы пломбы на 7-10 см. Это необязательное требование, хотя на практике принято делать именно так в силу удобства. Формальных претензий к подобному способу пломбирования инспектор предъявить не может, поскольку правила или иные регламенты, определяющие эту процедуру, отсутствуют.

Если пломба отсутствует или документ ведется некорректно, содержатся неточности, описки, не все операции отражены в книге, ответственность определяется статьей 5.27 Кодексом об административных правонарушениях (суммы штрафов представлены в рублях).

сумма штрафаминимальный размермаксимальный размер
на должностное лицо5005 000
на ИП или юридическое лицо30 00050 000

Как поставить пломбу

Опломбировка – очень важный процесс с точки зрения сохранности документа, а также – соблюдения норм трудовой инспекции. Пломба представляет собой голограмму с уникальным номером (8 цифр). Средняя стоимость 50-70 рублей (актуально на сентябрь 2017 года). Размер изделия 25*70 мм, имеет золотой оттенок. Производится из ПВХ, имеет специальный слой, пропитанный клеем.

При любой попытке сорвать пломбу она разрушается из-за того, что остается слой со словом «VOID», как показано на рисунке.

Последовательность работы следующая:

  1. Сначала нужно сделать отверстия для сшивания (в большинстве случаев книги поступают уже с готовыми отверстиями).
  2. Далее нужно сшить книгу и оставить свободные концы шнуры (каждый по 7-10 см).
  3. После этого достать пломбу из упаковки и осторожно снять с нее слой.
  4. Аккуратно расположить шнуры так, чтобы они были плоскими и не запутались. Также не следует складывать их слишком близко.
  5. Наклеить поверх них пломбу.
  6. Номер пломбы обязательно указать в соответствующем поле.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Именно отсутствие в книге учета пломбы является самым распространенным нарушением, которое обнаруживают инспекторы при контроле движения трудовых книжек. Поэтому подобное условие игнорировать недопустимо.

ссылкой:

Загрузка…

Источник: https://2ann.ru/zhurnal-ucheta-trudovyx-knizhek/

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них Министерство труда и социального развития РФ

Журнал учета трудовых

Описание Отзывы Полистать / /

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу с указанием серии и номера.

Заполнение граф книги учета движения трудовых книжек. При заполнении граф в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них необходимо соблюдать следующие правила:В первую графу книги вносятся в валовом порядке регистрационные номера, присваиваемые трудовым книжкам и вкладышам (книжки и вкладыши регистрируются подряд).

Во второй, третьей и четвертой графах ставится дата (число, месяц, год) приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее. В пятую графу книги вписывается фамилия владельца трудовой книжки, а также полностью его имя и отчество (не инициалы).

Серия и номер трудовой книжки или вкладыша заносятся в шестую графу, при заполнении которой необходимо учитывать особенности бланков трудовых книжек, предъявляемых при оформлении приема на работу или выдаваемых впервые.Работники старшего возраста могут предъявить трудовые книжки образца 1938 г., в бланках которых нет серии и номера.

В таком случае в шестой графе лучше сделать прочерк, чтобы показать отсутствие серии и номера, иначе пробел в графе может восприниматься как небрежное заполнение книги учета (пропуск информации).В бланках трудовых книжек и вкладышей в них образца 1974 г. серия обозначалась буквами АТ и римскими цифрами (например, AT-IV), номер был семизначным.

В современных бланках образца 2003 г. серия обозначается только буквами (в книжках – ТК, во вкладышах – ВК) без цифр, номер семизначный. Серия и номер входят также в состав бланков трудовых книжек колхозников.

Следует помнить о том, что при оформлении книжки впервые ее бланк должен быть получен кадровой службой в бухгалтерии организации, т. е. используемый бланк должен быть оприходован (зарегистрирован) в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее с указанием его серии и номера (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Недопустимо использование не оприходованных бухгалтерией бланков, серии и номера которых не значатся в приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыш в нее.
В седьмую графу вносится должность (профессия, специальность) работника, указанная в соответствии со штатным расписанием организации сначала в заключенном с работником трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ), а затем во всех первичных учетных документах по учету труда и его оплаты (в приказе о приеме на работу, в табеле учета рабочего времени, в личной карточке работника Т-2) и в трудовой книжке. Вместо должности (профессии, специальности) может быть указана конкретная трудовая функция (ст. 57 ТК РФ).Наименование структурного подразделения организации, в которое принят работник, вносится в восьмую графу. Если организация имеет сложную структуру с разделением структурных подразделений на более мелкие, то во избежание путаницы и ошибок следует указать не только подразделение, куда непосредственно принят работник, но и вышестоящее, в состав которого оно входит, например: отдел маркетинга, сектор рекламы.В девятую графу вписывается дата и номер распорядительного документа (приказа, распоряжения) или иного решения работодателя (например, протокола общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью), на основании которого произведен прием работника.В десятой графе книги ставится личная подпись (собственноручная роспись) специалиста кадровой службы, принявшего у работника трудовую книжку или оформившего книжку впервые. Напомним, что в соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.При регистрации вкладыша в трудовую книжку в 10-й графе ставится личная подпись работника кадровой службы (несмотря на то, что в наименовании графы говорится только о расписке ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку). одиннадцатой графы показывает, какая сумма была уплачена работником за бланк трудовой книжки или вкладыша. В Правилах ведения и хранения трудовых книжек эта сумма не установлена, однако при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется расходами на ее (или его) приобретение. Таким образом, данная графа заполняется только при регистрации трудовых книжек, оформленных впервые, или при регистрации выданных работникам вкладышей. Представляется целесообразным в остальных случаях, т. е. при регистрации предъявляемых работниками трудовых книжек, ставить в этой графе прочерк, показывая, что деньги с таких работников не взимались.Двенадцатая и тринадцатая графы заполняются при увольнении работника. В двенадцатой работник ставит дату выдачи ему трудовой книжки, т. е. дату увольнения (последнего дня работы), а в тринадцатой – расписывается в получении трудовой книжки.В названных случаях в двенадцатой и тринадцатой графах книги учета соответственно указываются: – дата и номер уведомления (телеграммы или заказного письма), направленного работнику;- дата отправки с согласия работника трудовой книжки по почте.Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна отвечать определенным требованиям:

– книгу желательно переплести в твердую обложку (с прошивкой страниц нитками), т. к. она находится в работе несколько лет, а потом долго хранится в архиве;

– все страницы книги должны быть заранее, до начала ее заполнения, пронумерованы;- книга должна быть прошнурована, концы шнура приклеены небольшим листком бумаги к внутренней стороне обложки;

– книга должна быть опечатана сургучной печатью или опломбирована (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Сургучная печать должна захватывать часть листа бумаги, выступающие из-под него концы шнура и обложку. Если вместо сургучной печати используется пломба, то она ставится на выступающие из-под бумаги концы шнура.

См. также Журнал учета выдачи трудовых книжек на руки работникам

Еще сомневаетесь, где купить и заказать качественные журналы и бланки по Вашему образцу? Только у нас!

Мы доставляем заказы не только по Москве и области, но и по всей России.

Воспользовавшись калькулятором журнала, Вы настроите нужное количество страниц, обложку, логотип и т.д.

Оставьте отзыв о товаре

Источник: https://www.centrmag.ru/catalog/product/kniga_ucheta_dvizheniya_trudovykh_knizhek_i_vkladyshey_v_nikh/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.