Заверительная запись

Большая Энциклопедия Нефти и Газа

Заверительная запись

Cтраница 1

Заверительная запись составляется на любую единицу архивного хранения.

Р’ книгах, журналах РёС… заверение может быть оформлено РЅР° обороте последнего чистого листа, РІ картотеках – РЅР° чистой карточке, помещаемой последней.

Если в дело уже подшит лист с заверительной записью, то его верхнюю часть приклеивают к внутренней стороне обложки.

Запрещается составлять заверительную запись РЅР° обороте документов Рё РЅР° самой обложке. РџСЂРё хранении документов без подшивки лист СЃ заверительной записью вкладывается РІ упаковку.  [1]

Результаты проверки фиксируются РІ заверительной записи единицы хранения Рё РІ документах, оформлявших выдачу дел.  [2]

Р’ целях обеспечения сохранности Рё закрепления РїРѕСЂСЏРґРєР° расположения документов, включенных вдело, РІСЃРµ его листы, РєСЂРѕРјРµ листов внутренней РѕРїРёСЃРё Рё заверительной записи, нумеруются РІ развернутом РІРёРґРµ арабскими цифрами валовой нумерацией РІ правом верхнем углу черным карандашом. Фотографии, диаграммы Рё РґСЂСѓРіРёРµ иллюстрированные документы, представляющие самостоятельный лист, нумеруются РЅР° оборотной стороне РІ левом верхнем углу. Лист СЃ наглухо наклеенными документами ( вырезками, билетами, фотографиями Рё РґСЂСѓРіРёРјРё включениями) нумеруется как РѕРґРёРЅ лист. РџСЂРё нумерации конвертов СЃ вложениями сначала нумеруется конверт, Р° затем очередными номерами каждое вложение РІ конверт. Чистые листы РЅРµ нумеруются, так как РЅРµ несут информации. Листы внутренней РѕРїРёСЃРё имеют самостоятельную нумерацию Рё РЅРµ включаются РІ общее количество листов РІ деле, Р° указываются через плюс.  [3] Р’СЃРµ последующие изменения РІ составе Рё состоянии дела ( повреждения, замена подлинных документов РєРѕРїРёСЏРјРё, включение новых документов) отражаются РІ заверительной записи СЃРѕ ссылкой РЅР° соответствующий акт выдачи подлинника. Р’ заверительной записи отдельной строкой вносятся РІСЃРµ последующие проверки наличия Рё состояния дела, которые проводятся регулярно, Р° также РїСЂРё каждой выдаче дела для использования. РџСЂРё полном переформировании дела РѕРЅРѕ перенумеруется. РџСЂРё перенумерации старые номера зачеркиваются, Р° РЅРµ стираются, Р° заверительная запись пересоставляется.  [4]

Р’СЃРµ последующие изменения РІ составе Рё состоянии дела ( повреждения, замена подлинных документов РєРѕРїРёСЏРјРё, включение новых документов) отражаются РІ заверительной записи СЃРѕ ссылкой РЅР° соответствующий акт выдачи подлинника. Р’ заверительной записи отдельной строкой вносятся РІСЃРµ последующие проверки наличия Рё состояния дела, которые проводятся регулярно, Р° также РїСЂРё каждой выдаче дела для использования. РџСЂРё полном переформировании дела РѕРЅРѕ перенумеруется. РџСЂРё перенумерации старые номера зачеркиваются, Р° РЅРµ стираются, Р° заверительная запись пересоставляется.  [5]

Дела временного ( до 10лет включительно) срока хранения, не содержащие сведений конфиденциального характера, могут оформляться только частично, по упрощенной технологии.

Так, РѕРЅРё РјРѕРіСѓС‚ храниться РІ папках СЃ любым типом Рё материалом крепления, РІ РЅРёС… может РЅРµ проводиться пересистематизация документов внутри дел, листы можно РЅРµ нумеровать, Р° заверительные записи РЅРµ составлять.  [6]

Заверительная запись составляется на любую единицу архивного хранения.

Р’ книгах, журналах РёС… заверение может быть оформлено РЅР° обороте последнего чистого листа, РІ картотеках – РЅР° чистой карточке, помещаемой последней.

Если в дело уже подшит лист с заверительной записью, то его верхнюю часть приклеивают к внутренней стороне обложки.

Запрещается составлять заверительную запись РЅР° обороте документов Рё РЅР° самой обложке. РџСЂРё хранении документов без подшивки лист СЃ заверительной записью вкладывается РІ упаковку.  [7]

Заверительная запись составляется на любую единицу архивного хранения.

Р’ книгах, журналах РёС… заверение может быть оформлено РЅР° обороте последнего чистого листа, РІ картотеках – РЅР° чистой карточке, помещаемой последней.

Если в дело уже подшит лист с заверительной записью, то его верхнюю часть приклеивают к внутренней стороне обложки.

Запрещается составлять заверительную запись РЅР° обороте документов Рё РЅР° самой обложке. РџСЂРё хранении документов без подшивки лист СЃ заверительной записью вкладывается РІ упаковку.  [8]

Р’СЃРµ последующие изменения РІ составе Рё состоянии дела ( повреждения, замена подлинных документов РєРѕРїРёСЏРјРё, включение новых документов) отражаются РІ заверительной записи СЃРѕ ссылкой РЅР° соответствующий акт выдачи подлинника. Р’ заверительной записи отдельной строкой вносятся РІСЃРµ последующие проверки наличия Рё состояния дела, которые проводятся регулярно, Р° также РїСЂРё каждой выдаче дела для использования. РџСЂРё полном переформировании дела РѕРЅРѕ перенумеруется. РџСЂРё перенумерации старые номера зачеркиваются, Р° РЅРµ стираются, Р° заверительная запись пересоставляется.  [9]

Заверительная запись составляется на любую единицу архивного хранения.

Р’ книгах, журналах РёС… заверение может быть оформлено РЅР° обороте последнего чистого листа, РІ картотеках – РЅР° чистой карточке, помещаемой последней.

Если в дело уже подшит лист с заверительной записью, то его верхнюю часть приклеивают к внутренней стороне обложки.

Запрещается составлять заверительную запись РЅР° обороте документов Рё РЅР° самой обложке. РџСЂРё хранении документов без подшивки лист СЃ заверительной записью вкладывается РІ упаковку.  [10]

Страницы:      1

Источник: https://www.ngpedia.ru/id32077p1.html

Внутренние описи

Заверительная запись

В конце дела подшивается специальный бланк или чистый лист формата А4 для заверительной записи, а в начале дела – перед собственно документами, листы внутренней описи документов дела, если она для данного дела необходима.

Внутренние описи необходимы в том случае, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например: “Приказы по основной деятельности“. А также для специфичной документации – личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий и т.д.

Внутренняя опись должна содержать сведения о порядковых номерах документов в данной единице хранения (описываемом деле), их делопроизводственных индексах, датах создания, заголовках и номерах листов по внутренней нумерации дела, на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи, имеющей форму таблицы, составляется итоговая запись об общем количестве включенных в нее документов и количестве листов самой внутренней описи.

Если дело уже переплетено или подшито, то заверенная составителем внутренняя опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

При внесении изменений в состав дела (изъятие документов, копирование, замена оригинала на копию) эти изменения отражаются в последней резервной графе “Приложения” со ссылкой на соответствующий акт.

При добавлении документов в дело, внутренняя опись пересоставляется или дополняется с пересоставлением итоговой записи. По тому же принципу оформляются и внутренние описи для документов на других видах носителей информации, например, архивного CD-диска (рис. 18.4).

Рис. 18.4.Пример внутренней описи единицы хранения на CD-диске

Нумерация листов в деле

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов внутренней описи и заверительной записи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу черным карандашом.

Фотографии, диаграммы и другие иллюстрированные документы, представляющие самостоятельный лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, билетами, фотографиями и другими включениями) нумеруется как один лист.

При нумерации конвертов с вложениями, сначала нумеруется конверт, а затем очередными номерами каждое вложение в конверт.

Чистые листы не нумеруются, так как не несут информации. Листы внутренней описи имеют самостоятельную нумерацию и не включаются в общее количество листов в деле, а указываются через плюс.

Заверительная запись

На любую пронумерованную единицу хранения составляется итоговый лист-заверитель (заверительная запись, рис. 18.5). В книгах, журналах их заверение может быть оформлено на обороте последнего чистого листа, в картотеках – на чистой карточке, помещаемой последней.

Если в дело уже подшит лист с заверительной записью, то его приклеивают за верхнюю часть к внутренней стороне обложки. Запрещается составлять заверительную запись на обороте документов и на самой обложке.

При хранении документов без подшивки лист с заверительной записью вкладывается в упаковку.

Рис. 18.5.Образец заверительной записи

В листе-заверителе дела должны отмечаться следующие особенности нумерации дела:

  • – литерные (25а, 256) и пропущенные номера листов;
  • – номера листов с наклеенными документами;
  • – номера листов с конвертами и вложений в них;
  • – номера крупноформатных листов, карт, рисунков, планов и т.д. в том случае, если это исключения из общего состава документов дела.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, включение новых документов) отражаются в заверительной записи со ссылкой на соответствующий акт выдачи подлинника.

В лист-заверитель отдельной строкой вносятся все последующие проверки наличия и состояния дела, которые проводятся регулярно, а также при каждой выдаче дела для использования, поэтому лист-заверитель дела следует оформлять на формате А4.

При полном переформировании дела оно перенумеруется. При перенумерации старые номера зачеркиваются, а нс стираются, а заверительная запись пересоставляется.

На обложке дел постоянного и долговременного хранения в соответствии с государственным стандартом должно быть указано:

  • – наименование организации и ее непосредственная подчиненность на период создания документов, включенных в дело;
  • – наименование структурного подразделения или направления деятельности, в зависимости от структуры описи дел;
  • – делопроизводственный индекс дела по номенклатуре дел;
  • – номер дела по годовому разделу описи дел;
  • – заголовок дела;
  • – дата или крайние даты первого и последнего по датам документов дела;
  • – количество листов в деле;
  • – срок хранения дела или запись “хранить постоянно”;
  • – архивный шифр дела (сначала карандашом, а после утверждения описей – чернилами).

При сдаче документов на хранение в государственный архив на обложке вверху должно быть предусмотрено место для наименования государственного архива, кодов госархива и организации фондообразователя.

Одновременно с подготовкой описей по итогам учета документов оформляются также акты, документирующие различные ситуации снятия документов с учета:

  • – о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
  • – об аннулировании машиночитаемого документа;
  • – о неисправимых повреждениях дел.

Основным из этих актов является Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих (дальнейшему) хранению. В акт включают все дела, срок хранения которых истек в предыдущем году, независимо от этих сроков.

В организациях, в процессе деятельности которых не создаются документы, подлежащие включению в Архивный фонд Российской Федерации, акты о выделении документов к уничтожению утверждаются их руководителями только после (одновременно) составления и утверждения им годовых разделов описей дел постоянного хранения и по личному составу за те же годы, что и уничтожаемые документы.

В акте допускается не перечислять заголовки каждого дела, а сформулировать и указывать их обобщенные (групповые) заголовки, например, “Копии кадровых приказов“, “Переписка по хозяйственным вопросам” и т.д.

Но при этом необходимо перечислить через запятую номера описей (графа 4) или индексы по номенклатурам дел (графа 5). Для каждой группы дел должны быть указаны дата первого и дата последнего документов (крайние даты) и общее количество дел.

По каждой включенной в акт группе дел или отдельным делам должно быть указано еще раз основание их уничтожения – срок хранения и статья (статьи) по перечню.

В конце акта в итоговой записи указывается не только общее количество выделенных к уничтожению документов, но и сведения (с номером и датой протокола) о том, что описи дел по личному составу и по основной деятельности за те годы, документы за которые предполагается уничтожить, полностью оформлены.

Согласованный с ЭК акт утверждается директором и только после этого организация может приступать к физическому уничтожению дел. После уничтожения в акт вносится запись о дате и форме утилизации дел, но на типовой форме предусмотрен только один способ утилизации – сдача на пункт вторсырья. В случае применения других способов утилизации в акт вносится соответствующая запись, например:

На последнем этапе во все акты вносится еще одна запись, указывающая на то, что в систему учета дел внесена необходимая правка, с датой и расшифрованной подписью ответственного за это должностного лица: “Изменения в учетные документы внесены”.

Действующие на отечественном рынке услуг зарубежные компании по аутсорсинговому хранению документов при уничтожении черновиков, копий и подлинников документов с истекшими сроками хранения выдают организациям, воспользовавшимся их услугами, сертификат об уничтожении, составленный на основе собственных внутренних правил его оформления.

Такой сертификат не заменяет оформление акта, а должен оформляться как приложение к нему.

Так как физическое уничтожение электронных документов может проводиться не только путем уничтожения носителя, но и путем стирания только группы документов, переформатирования носителя, то более целесообразно оформление акта об аннулировании машиночитаемых документов.

В случае физической невозможности дальнейшего хранения и использования документов вследствие стихийных бедствий или халатности, их снятие с учета должно оформляться предусмотренным архивной службой для этих случаев актом о неисправимых повреждениях дел.

Оба вида актов должны пройти обязательную процедуру их согласования с экспертной комиссией и последующего утверждения руководителем организации. Если организация является источником комплектования государственного или вышестоящего ведомственного архива, то все акты должны быть согласованы и с этими архивами.

Источник: https://studme.org/45638/dokumentovedenie/vnutrennie_opisi

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.