Заверение документов

Как правильно заверять документы?

Заверение документов

Работа с документами часто связана с необходимостью их заверения. Какие есть механизмы для этого? Как правильно заверять документы и их копии в соответствии с требованиями законодательства РФ?

Данный вопрос мы можем рассмотреть в следующих аспектах:

статьи

Изучим указанные пункты подобнее.

Законные способы заверения документов в РФ

Документы и их копии, используемые российскими гражданами и организациями, можно заверять следующими основными способами:

  • нотариально;
  • самостоятельно посредством личных и корпоративных реквизитов;
  • с помощью апостиля и легализации (для документов, сформированных за рубежом либо предназначенных для использования за границей).

Изучим особенности задействования каждого из них.

Нотариальное заверение документов и их копий

Соответствующий способ заверения документов может осуществляться исключительно лицами, имеющими официальный статус государственного или частного нотариуса.

Граждане или организации, обращающиеся к ним, принимают достаточно ограниченное участие в процедурах, связанных с приданием документам (или их копиям) необходимой юридической силы.

Чаще всего оно сводится к личному присутствию человека на приеме у нотариуса с целью подтверждения своего согласия с положениями заверяемых документов.

Вместе с тем полезно ознакомиться с некоторыми критериями, которыми должны руководствоваться специалисты соответствующего профиля в процессе придания тем или иным источникам необходимой юридической силы. Так, нотариус не вправе заверять копии:

  • на которых указано, что они не должны копироваться;
  • на которых стоит гриф секретности;
  • документов медицинского характера, содержащих сведения о заболеваниях гражданина, которые в силу закона недопустимо разглашать;
  • договоров, составленных в письменной форме и не заверенных до этого нотариально;
  • дипломов без регистрационного номера и не удостоверенных учебным заведением должным образом;
  • выписок с оценками из зачетной ведомости без прилагающегося диплома;
  • не легализованных в установленном порядке источников иностранного происхождения.

Изучим теперь то, как правильно заверять документы с помощью личных или корпоративных реквизитов.

Самостоятельное заверение документов

Основным источником права, регулирующим самостоятельное заверение документов гражданами и организациями, является, что интересно, Указ Президиума СССР № 9779-Х, принятый 4 августа 1983 года. Данный источник права до сих пор действует. Можно отметить также, что его дополняет более новый ГОСТ Р 6.30-2003.

В тех случаях, когда в нормативных актах, регулирующих ту или иную сферу документооборота, прямо не указано, что граждане или организации обязаны заверять документы нотариально, можно задействовать механизм самостоятельного удостоверения их юридической силы — в соответствии с критериями, прописанными в указанных источниках права, советском и российском.

Человеку в статусе физлица для заверения копии документа нужно:

  • написать на листе «Верно»;
  • ниже поставить подпись, расшифровку, а также дату.

Рекомендуется размещать соответствующие реквизиты под текстом.

Если документ — от организации, то самостоятельное заверение его копии (руководителем или иным уполномоченным сотрудником) осуществляется в целом по тем же правилам, что и для физлиц. Но в этом случае необходимо еще и указать должность человека, удостоверяющего юридическую силу источника, а также поставить печать фирмы (при ее наличии — ИП, например, ее иметь необязательно).

Как быть, если документ — многостраничный? Как правильно заверить прошитые документы самостоятельно? Отметим, что на уровне федерального законодательства данный вопрос не регулируется. Есть только ряд рекомендаций, зафиксированных в Приказе Росархива № 76 от 23 декабря 2009 года и ГОСТ Р 51141-98, которых советуют придерживаться юристы.

Оптимальный алгоритм заверения многостраничных документов может выглядеть так:

  1. Необходимо пронумеровать листы.
  2. После — скрепить их ниткой (рекомендуется) или степлером.
  3. Затем на месте, где страницы прошиты или проколоты металлической скобкой, наклеить небольшой бумажный квадрат.
  4. На соответствующей наклейке сделать надпись «Всего в копии столько-то листов» либо «Прошито и пронумеровано столько-то листов».
  5. Ниже — поставить подпись, а также печать организации (если она есть).

Существует менее удобный, но также допустимый вариант придания юридической силы многостраничному источнику — на каждом листе проставить надпись «Верно» и добавить все те реквизиты, что мы рассмотрели выше, — подпись, расшифровку, дату, печать и должность заверяющего сотрудника (для юрлиц).

Заверение иностранных документов (тех, что нужно отправлять за рубеж)

Документы, формируемые на территории РФ, по умолчанию имеют юридическую силу только внутри страны. Для того чтобы наделить их соответствующим статусом за рубежом, необходимо их легализовать. Аналогично — те источники, что созданы за границей, также недействительны в РФ, пока отмеченная процедура не будет осуществлена в отношении них.

Есть стандартный механизм легализации, а есть тот, что предполагает использование апостиля (особого реквизита, проставляемого на страницах). Юридическая сила заверяемых документов при задействовании первого способа равна той, которой наделяются источники в рамках второй процедуры.

По возможности российские граждане и организации применяют апостиль — его признание за рубежом осуществляется легче в силу того, что соответствующий реквизит принят очень многими государствами — теми, которые подписали Гаагскую конвенцию 1961 года.

Но есть страны, не являющиеся участниками данного соглашения. В числе таковых — Канада, Китай, Бразилия. В случае если предполагается отправлять документы туда или принимать оттуда — необходимо задействовать стандартный механизм легализации.

Изучим его специфику.

Легализация

Если речь идет о российских документах, которые нужно заверять для использования за границей, то данная процедура осуществляется в рамках такого алгоритма:

  1. Сначала происходит заверение копии документа и перевода его на иностранный язык — у нотариуса.
  2. После нужно получить подтверждение подлинности реквизитов нотариуса в Минюсте.
  3. Следующий этап — заверение печати Минюста в МИДе.
  4. Завершает процесс легализация документа, подтвержденного МИДом, в консульстве страны, в которой предполагается его использование.

Если необходимо заверить источник зарубежного происхождения, то соответствующая процедура осуществляется в консульстве РФ, работающем в той стране, где он сформирован. Этому, как правило, предшествует стадия легализации документа в МИДе данного государства либо ином учреждении — в соответствии с национальным законодательством.

Апостиль

Апостиль — более простой в сравнении с легализацией инструмент заверения российских документов — для использования за рубежом, иностранных — для придания им юридической силы в РФ. Представляет собой специальный реквизит (как правило, наносимый на лист стандартизованный штамп с пунктами, которые заполняет уполномоченное государственное учреждение).

Заверение российских документов с помощью апостиля чаще всего осуществляют следующие органы:

  • учреждения Минюста;
  • органы ЗАГС;
  • Росархив;
  • Генеральная прокуратура.

В общем случае рекомендуется обращаться с целью заверения документов именно в территориальные органы Минюста РФ. Если тот или иной источник — вне компетенции ведомства, работающие в нем специалисты подскажут, где его следует апостилировать в соответствии с законодательством.

Источник: https://TheDifference.ru/kak-pravilno-zaveryat-dokumenty/

Как заверить документы у нотариуса – узнайте за 5 минут

Заверение документов

Чтобы заверить документы у нотариуса, нужно посетить нотариуса с оригиналами документов и их распечатанным копиями. Возьмите с собой паспорт. 

  1. Подготовьте оригиналы документов. Соберите все документы, которые нужно заверить у нотариуса.  
  2. Сделайте копии документов. Распечатайте копии документов на принтере. Используйте одностраничную печать, чтобы потом было удобно сканировать готовые документы. 
  3. Посетите нотариуса. Возьмите с собой документы, а также, распечатанные копии этих документов. Не забудьте свой паспорт, он потребуется, чтобы занести вас в книгу ответственных лиц, которые смогут забрать готовые документы. Нотариус проверит оригиналы документов и вернет их вам обратно. Копии документов он оставит у себя, чтобы подшить к ним свое заверение.  
  4. Заберите заверенные копии документов. Нотариус сообщит дату и время, когда документы будут подготовлены. Как правило, готовые документы можно забрать в день обращения к нотариусу. Возьмите с собой паспорт. Вы получите копии оригиналов документов, подшитые заверением от нотариуса — эти копии будут иметь такую же юридическую значимость, как и оригинальные документы. 

Чтобы заверить у нотариуса переводы документов сначала нужно заверить копии оригинальных документов. Как это сделать мы разобрали выше.

После того, как копии оригинальных документов будут заверены у нотариуса, вам потребуется снова посетить нотариуса.

Возьмите с собой: заверенные копии документов, переводы этих документов на иностранный язык, а также, возьмите с собой переводчика. У переводчика при себе должны быть паспорт и диплом. 

  1. Переведите заверенные копии документовПереводить нужно не только основной текст копий оригиналов документов, но и все печати, подписи и текстовые пометки, которые присутствуют в документе, в том числе и подшитое заверение нотариуса. В конце перевода, каждого документа, должна присутствовать фраза на русском языке от переводчика — “Перевод выполнил переводчик Иванов Иван Иванович (пример)” и роспись переводчика. Распечатайте переводы документов — используйте одностраничную печать, чтобы потом было удобно сканировать готовые документы. 
  2. Требования к переводчику. При посещении нотариуса, у переводчика обязательно должен быть с собой диплом или любой другой документ, подтверждающий владение иностранным языком. Если у него будет диплом об образовании по специальности иностранного языка, но в дипломе не будет отметки о том, что переводчик владеет языком переведённого документа, тогда нотариус может не принять переводы копий документов. Кроме диплома, переводчику необходимо взять с собой паспорт. 
  3. Посетите нотариуса вместе с переводчиком. Возьмите с собой переводчика и документы, а также, распечатанные переводы этих документов. Не забудьте свой паспорт, он потребуется, чтобы занести вас в книгу ответственных лиц, которые смогут забрать готовые документы.  Нотариус проверит диплом переводчика, если он его устроит, тогда нотариус приступит к проверке документов и их переводов. После проверки документов они будут возвращены вам обратно, нотариус оставит у себя только переводы. Позже нотариус подошьет к документам свое заверение.  
  4. Заберите заверенные переводы документов. Нотариус сообщит дату и время, когда документы будут подготовлены. Как правило, готовые документы можно забрать в день обращения к нотариусу. Возьмите с собой паспорт. Вы получите заверенные переводы документов, подшитые заверением от нотариуса — эти переводы будут иметь такую же юридическую значимость на иностранном языка, как и оригинальные документы.

Проверить деятельность нотариуса можно на сайте Министерства Юстиции России. Перейдите по ссылке notaries.minjust.ru/#/registry/list.

Обратите внимание: если человек находится в этом списке, это еще не означает, что он принят на работу в нотариат. Там приведены данные и тех, кто сдал экзамен, но еще не назначен на должность, и тех, кто этой должности лишился. Поэтому обязательно посмотрите в крайней правой колонке таблицы (Исполнящий обязанности), является ли нотариус действующим.

Стоимость услуги зависит от документа, который нужно заверить. В среднем цена заверения документа у нотариуса от 100 рублей за страницу.

Чтобы успешно заверить документы у нотариуса потребуется проверить документы на наличие всех печатей и подписей. В документах не должно быть дефектов, опечаток, меток карандашом или маркером. Перед тем как пойдете к нотариусе проверьте все документы.

Конечно же, нет. Тарифы на услуги нотариуса утверждаются нотариальной палатой, и нотариус обязан оказывать услуги по строго установленным ценам.

Если срок действия документа не указан в самом документе, тогда копия, заверенная нотариусом, будет действительна до момента её физического уничтожения.

Нет, заверить документы можно только у нотариуса.

Апостиль — это официальный метод легализации документов для того, чтобы подтвердить их законную и юридическую силу в иностранных государствах, признающих такую форму легализации. Штамп «Апостиль» ставится на оригиналы и копии документов.

Апостиль не требует иного заверения или легализации документа и признается официальными органами всех государств-участников Гаагской конвенции 1961 г.

На официальном языке страны выдачи документа и Апостиля. Либо на одном из официальных языков, если в стране выдачи документа законодательно закреплено несколько языков.

Источник: https://inclient.ru/kak-zaverit-dokumenty-u-notariusa/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.