За что пишут объяснительную

Содержание

Объяснительная записка:описание, виды, оформление

За что пишут объяснительную

Ситуации, когда приходится писать объяснительную записку, возникают достаточно часто. Поэтому стоит знать, как правильно составляется данный документ. В нашей статье мы расскажем обо всех особенностях того, как оформляется объяснительная записка.

Объяснительная записка — один из видов деловой переписки внутри учреждения или компании

Что такое объяснительная записка

Объяснительная записка — один из видов деловой переписки внутри учреждения или компании. Объяснительная записка является документом, который содержит объяснения причины какого-то события, поступка, факта либо сопровождает основной документ и содержит пояснения его отдельных положений. При составлении объяснительной записки необходимо придумать убедительный и содержательный текст.

Предназначена объяснительная записка для прояснения конкретной ситуации с точки зрения виновника событий, ее цель — разобраться в причинах тех или иных событий.

Как правило, работодатель предлагает сотруднику написать объяснительную в случае предполагаемого совершения тем дисциплинарного проступка — обязанность запросить у работника объяснение в таком случае прямо возложена на работодателя статьей 193 ТК РФ.

При этом у работника нет обязанности писать объяснительную записку, но если он этого не сделает, то работодатель может просто составить акт об отказе и применить дисциплинарное взыскание и без объяснений работника. Поэтому в ряде случаев дать объяснения все-таки стоит: возможно, никакой вины на работнике и нет.

Объяснительная записка пишется в произвольной форме с указанием даты ее составления и адресата (руководителя организации) и подписывается работником.

Виды объяснительных записок

Объяснять свое или кого-либо другого поведение принято в нескольких сферах:

  • По месту работы. Записку пишет работник, если он нарушил трудовую дисциплину (опоздал на работу, пришел нетрезвым, не сдал вовремя отчет, не надел спецодежду и т.д.), причинил своему работодателю материальный ущерб, участвует в трудовом споре и в других подобных ситуациях. Объяснительные за опоздание и другие происшествия обычно подаются в отдел кадров, начальнику подразделения или непосредственно работодателю (если это, скажем, ИП).
  • По месту учебы. В этом случае может быть два варианта. Если речь идет о школе, объяснительную записку пишут родители или сам ученик (в зависимости от возраста школьника). В высших и средних учебных заведениях записки пишет студент, в отдельных случаях – его родители или законные представители.
  • В детский сад. Объяснительные записки в дошкольные учреждения представляют родители, причем объясняют они свои действия (например, причины отсутствия ребенка или задержки оплаты), а не поступки детей.

Кто может затребовать объяснительную

Объяснительную с работника имеет право требовать работодатель по статье 139 ТК РФ. Этот документ должен быть написан. Судебная практика показывает, что часто судьи принимают в споре сторону работника по причине того, что работодатель не оформляет требование к письменной форме объяснения.

Объяснительную с работника имеет право требовать работодатель по статье 139 ТК РФ

Если сотрудник отказывается принимать требование от начальника, написанного в форме документа, об этом составляется акт. Срок составления записки – два дня. Законодатель дает работнику этот срок для того, чтобы он четко объяснил в записке мотивы своих действий. Например, что побудило его нарушить трудовую дисциплину.

Вместе с тем, в ТК РФ отсутствует императивная норма в отношении работника о написании объяснения. Возможно, это связано со следующей логикой законодателя: если человек дорожит своей работой, не хочет увольнения, то он обязательно, без принуждения напишет объяснение своим поступкам.

Работодатель на основании этого документа привлекает работника к ответственности. Работодатель со своей стороны обязан реально оценить сложившеюся ситуацию, а работник – четко изложить обстоятельства дела.

Если решение, которое будет принято работодателем по факту разбора объяснительной записки, не удовлетворит работника, он может обратиться к КТС.

Но комиссии по трудовым спорам создаются на предприятиях — добровольно, поэтому далеко не на всех они присутствуют.

Сроки написания объяснительных

В трудовом законодательстве установлен четкий срок предоставления объяснительной записки. Статья 193 Трудового кодекса РФ обязывает работодателя не вводить дисциплинарное взыскание в течение двух рабочих дней после требования о предоставлении работником объяснений. Если за эти два дня работник записку не составил, срок считается истекшим.

В какое время предоставлять объяснительные записки по месту учебы, в детский сад и другие учреждения, решает администрация этих организаций, причем срок должен быть разумным.

Последствия отказа в составлении

Вам следует знать, что написание данного документа является вашим правом, а не обязанностью. Это определено ст. 51 Конституции РФ.

Отказ от написания документа не влечет никаких последствий, поэтому, даже если вас убеждают в обратном, не стоит реагировать на подобные угрозы

Последствия отказа от составления объяснительной могут наступить только при трудовых отношениях. В этом случае у работодателя появляется основание для применения дисциплинарного взыскания на основании акта об отказе от предоставления объяснительной. Поэтому стоит подумать, что лучше сделать в подобной ситуации.

Во всех остальных случаях отказ от написания документа не влечет никаких последствий, поэтому, даже если вас убеждают в обратном, не стоит реагировать на подобные угрозы.

Как написать объяснительную записку

Бланк объяснительной официально не утвержден, поэтому пишется она обычно в свободной форме. Если же вы не знаете, как правильно писать объяснительную на работе (или в другом месте), то вам может оказаться полезным пример объяснительной записки, имеющийся на нашем сайте.

Однако нужно учесть и то, что локальными актами организации может быть установлен свой бланк объяснения. Такое бывает редко, но законом не запрещено, и если там, где вы работаете, такой бланк установлен, то пользоваться придется именно им.

Датой объяснительной записки является дата ее составления. Текст объяснительной записки должен содержать:

  • описание фактов, послуживших поводом к ее написанию;
  • аргументы, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Требование к тексту объяснительной записки: он должен быть убедительным и содержать неопровержимые доказательства.

Требование к оформлению подписи: она должна содержать должность, личную подпись, инициалы и фамилию составителя.

При необходимости, к записке могут быть добавлены некоторые приложения. Так, в приложении могут приводиться документы, которые оправдывают действия составителя записки и подтверждающие определенные обстоятельства. Объяснительная записка не может содержать выводов либо предложений.

Некоторые компании разработали и утвердили типовые формы объяснительных записок, применительно к разным ситуациям. Однако, это не означает, что работники обязаны оформлять записки по утвержденным формам. Документ, составленный не по утвержденной форме, иногда тоже может быть действительным.

Пример объяснительной для работы

Председателю кредитно- потребительского кооператива «Полёт» Алексееву М.М.
от управляющего дополнительным офисом № 4 Игумнова Н.И.

Объяснительная записка

О невыполнении плана за октябрь 2010 года. Я, Игумнов Николай Иванович, проанализировав ситуацию в связи с невыполнением установленного плана на октябрь 2010, поясняю, что всё происходящее связано с банкротством КПК «Оазис». Вкладчики «Оазиса», пострадавшие в результате этого банкротства, распространяют в СМИ негативную информацию по поводу работы КПК.

В связи с этим, у нас снижается поток клиентов, некоторые из посто-янных клиентов беспокоятся о состоянии своих вкладов, часто звонят или приходят в офис. Прошу Вас усилить работу по рекламированию услуг КПК «Полёт».

Источник: https://omui.ru/tp/obyasnitelnaya.html

Объяснительная на работе — правила написания

За что пишут объяснительную

Когда человек допускает какие-либо оплошности, от него должна быть написана объяснительная на работе. Важность ее написания заключается в том, что, прочитав ее, руководитель должен будет принять решение о вашем наказании.

Если все грамотно изложить, то можно даже избежать каких-либо санкций. Инициатором написания данного документа в основном выступает работодатель, а также различные служащие на предприятии.

Но в любом случае в ней должны быть отражены все необходимые пункты.

Основное понятие

Объяснительная относится к служебным запискам. Она выполняется в письменном виде. В ней отражаются обстоятельства произошедших событий. Кроме основного бланка объяснительной, к ней могут прилагаться и другие документы, играющие определенное значение в принятии решении в отношении сотрудника.

Для требования написания объяснительной должны быть оснований, предусмотренные законодательными актами. Но будет ли указанная в документе причина уважительной, следует руководствоваться трудовым законодательством. При этом, кроме замечаний или выговора, работник может быть вообще и уволен, если его нарушение было существенным.

В объяснительной, работник должен прояснить руководителю видение им самим тех обстоятельств, которые произошли. Прочитав ее, наниматель должен понять, имеются ли какие-либо нарушения со стороны работника, виноват кто-то сторонний или все было сделано на основании законодательных актов. Это в некоторых случаях помогает избежать увольнения и продолжить продвигаться по карьерной лестнице.

Любой вид «оправдательных» записок должен составляться, придерживаясь требований ГОСТ Р6-30 – 2003. Но это внешнее оформление и необходимые пункты.

Все остальное, что содержится в самом документе, уже ничем не регламентировано и требует от работника лишь своего повествования о произошедшем.

Некоторые организации могут в локальных нормативных актах установить и определенные требования к тексту объяснительной, который также необходимо будет придерживаться.

Причины написания

Когда работник не соблюдал должностные обязанности и не выполнил их в полной мере, то для этого у него должны были быть определенные причины. Именно их он должен раскрыть при написании объяснительной. Все причины, по которым пишутся данные «оправдательные» документы связаны с определенными нарушениями. Так что следует знать о том, в каких случаях пишется объяснительная:

  • Опоздание. На это может быть не только уважительная причина, но и неуважительная. Тут самое главное четко расписать необходимость в опоздании или просто сознаться в содеянном. В некоторых случаях не лишним будет приложить в качестве доказательства справку или, например, повестку.
  • Выполнение функциональных обязанностей не на должном уровне или невыполнение их вообще. Это может быть плохая работа, которая не приносит никакого результата.
  • Не нахождение на рабочем месте во время рабочего дня. Если на то нет никаких оснований, то тогда работник может быть привлечен к ответственности. Когда все документально подкреплено, то проблем никаких не будет.
  • Нарушение правил безопасности на предприятии.
  • Халатность во время исполнения обязанностей на работе, что привело к повреждению какого-либо имущества предприятия.
  • Нахождение на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения, или в состоянии, вызванном потреблением наркотических средств и их составляющих. Это приводит к нарушению требований и правил по охране труда. В обязательном порядке здесь работник проходит освидетельствование, после чего составляется соответствующий акт.
  • Экономические нарушения. Это может быть простое недонесение руководство предприятия о производящихся работах или некачественном выполнении обязанностей, что только несет убытки и потери.

Стоит учитывать тот факт, что почти каждый руководитель будет доволен тем, когда работник приложил дополнительно к объяснительной и оправдательные документы. На это сразу же все смотрят очень хорошо и можно даже прийти к тому, что избежите наказания.

Виды объяснительных

Среди объяснительных записок выделяют следующие виды:

  1. Документ оправдательного характера. Они имеют место быть в том случае, когда сотрудник компании признает свою вину, неправомерное деяние (выраженное в форме действия или бездействия). Здесь происходит указание на то, что было совершено сотрудником и что он полностью признает свои неправильные моменты.
  2. Пояснительные записки. Должны быть составлены тогда, когда все обстоятельства должны найти оправдание на стороне работника. То есть, все произошедшее никак не зависело от сотрудника, а было причиной сторонних моментов. Воля работника при этом никак не повлияла на итоговый результат. В некоторых ситуациях все эти неправомерные действия могли быть совершены третьей стороной, о которой следует сделать упоминание в объяснительной.

Но вообще классификаций существует огромное количество. Даже самые мелочи могут найти свое отражение в видах. Можно даже упомянуть и обстоятельства, по которым возникает необходимость в написании такого документа: это опоздание, прогул, неправомерные действия и прочие моменты. Каждый из них должен найти отражение в объяснительной, чтобы раскрыть всю правдивость ситуации.

Требование объяснительной

Перед тем, как работодатель будет применять в отношении сотрудника дисциплинарное взыскание, он должен потребовать от него написать объяснительную записку. Но нет особого указания в нормативно-правовых актах на то, каким образом данное требование должно происходить, в устном или письменном виде.

Лучше применять письменный вид в том случае, когда между нанимателем и работником спорная ситуация я в устной форме никак разрешиться не может.

Так как в Трудовом кодексе прописано, что работодатель должен именно «затребовать» написать документ по обстоятельствам произошедшего, то это должно иметь вид «требования» от работника.

Но для принятия окончательного решения у руководителя имеется всего лишь месяц, чтобы было применимо дисциплинарное взыскание. А об обнаружении нарушения должен составляться акт, а не требование к работнику о написании объяснительной.

Это говорит о том, что со дня выставления требования к сотруднику не должно пройти более двух дней, чтобы дать ответ. Следовательно, работник может сослаться на то, что ничего от своего руководителя не получал и по этой причине объяснение по поводу произошедших событий не писал.

В таком случае наниматель должен на самом требовании потребовать от работника поставить дату и подпись в получении, или же дать подписаться свидетелям, если он отказался в получении требования. Так наниматель сможет себя подстраховать.

Никакого дополнительного акта при этом составлять не надо, а достаточно будет вышеуказанных записей.

Требовать написать объяснительную может руководство предприятия, где работает сотрудник. То есть он должен находиться как минимум на руководящей должности, или иметь полномочия такого лица, что должно утверждаться на основании изданного ранее приказа. При этом он уполномочивается лишь на определенный срок, который также должен быть прописан в приказе.

Стоит ли давать ответ

В большинстве случаев написанная объяснительная практически напрямую подтверждает вину работника в совершенном деянии. Это говорит о полном признании своей вины. По этой причине, лучше всего отказаться от написания документа, чтобы не загонять себя в такую яму.

Но тут стоит посмотреть на все происходящее несколько с другой стороны. Когда человек сознается и готов понести тяжесть наказания, то и само руководство благосклонно относится к таким сотрудникам.

Это говорит о том, что они раскаялись и есть вероятность, что в последующем уже такого не произойдет.

К таким работникам применяются меньшие штрафные санкции или вместе увольнения им избирается в качестве дисциплинарного взыскание замечание, выговор.

Но в любом случае работник после получения требования от руководителя, должен дать какой-то ответ. Он должен быть обязателен, даже если нет желания писать объяснительную. Наниматель должен быть уведомлен о намерениях своего сотрудника. Даже если человек отказывается от написания объяснительной, то это не будет никаким правонарушением, а просто волеизъявлением лица.

Правила написания

Когда все вопросы рассмотрены, надо более детально рассмотреть все требования, которые предъявляются к написанию объяснительной, а также установленные правила для данного вида документа.

В первую очередь, в объяснительной должны быть прописаны очень важные реквизиты, куда входят:

  • Организация, в которую она предоставляется;
  • Обращение к конкретному руководителю с указанием его фамилии, имени и отчества;
  • Заглавие – «объяснительная»;
  • Дата и место составление, а также регистрационные данные документа. Объяснительная должна быть зарегистрирована в секретариате предприятия и отдана руководителю для рассмотрения по существу.
  • Текст, который будет пояснять произошедшие события.
  • Сведения о составителе (фамилия, имя, отчество, роспись).

Кроме всего этого к данному документу должны прилагаться и требования, которые выражены в использовании делового стиля написания, не должно ненормативной лексики, оскорбляющей кого-либо или просто для связки слов.

Очень важно детально и кратко все расписать, чтобы было понятно. Меньше воды и больше правдивых обстоятельств.

Объяснительная пишется исключительно от первого лица, когда составитель от себя рассказывает о совершенном деянии.

Никакие требования при этом в документе не освещаются, а просто идет отражение случившегося инцидента. Он просто раскрывает свое видение обстоятельств.

Сохранить

Сохранить

НУЖНА БЕСПЛАТНАЯ КОНСУЛЬТАЦИЯ ЮРИСТА?

Источник: https://konsultiruet-yurist.ru/trud/obyasnitelnaya-na-rabote.html

Как писать объяснительную на работу правильно – нужно ли писать и образец объяснительной

За что пишут объяснительную

Ст. 193 ТК РФ ясно дает понять, что объяснительные записки на имя директора тесно связаны с совершением работником противоправных действий либо невыполнением служебных обязанностей.

Кроме того, человек может быть нарушителем правил внутреннего трудового распорядка на предприятии. В этой ситуации начальник вправе наложить на подчиненного дисциплинарное взыскание. Перед этим он требует от работника разъяснений. И последний обязан написать объяснительную.

Причины, которые побуждают писать записку начальнику, следующие:

  1. Опоздание. Причины этого могут разными: уважительные и неуважительные. Работник в записке должен четко рассказать, по какой причине он не пришел вовремя. На основе его рассказа начальник делает выводы о том, были ли причины уважительными.
  2. Работник не выполняет служебные обязанности или трудится, но не в полном объеме.
  3. Прогул.
  4. Получение человеком травм на производстве, во время рабочего процесса, по собственной халатности.
  5. Невыполнение поручения, данного ему начальником.
  6. Нахождение на работе в состоянии алкогольного или наркотического опьянения.
  7. Нарушение правил техники безопасности и т.д.

Для чего применяется объяснительная записка

Основное предназначение деловой записки заключается в прояснении сложившейся ситуации работодателю работником предприятия, являющегося участником происшедшего события, обычно негативного, в котором он может являться потенциальным виновником. Целью написания объяснительной записки является проведение внутреннего расследования случившегося события и выявление его причины для недопущения аналогичных случаев.

На основании законодательных требований Российской Федерации, работодатель имеет право требовать у работника написание объяснительной в случае совершения им дисциплинарного проступка.

В соответствии с законом, сотрудник компании имеет право отказаться писать объяснительную записку по определенному событию, однако в такой ситуации, работодатель правомерен применить дисциплинарное взыскание по отношению к работнику без проведения специального расследования.

Часто на предприятии руководитель, столкнувшись с неправильным или неграмотным выполнением служебных обязанностей сотрудником, требует письменное объяснение ситуации

Виды и форма объяснительных записок

Объяснение в письменном виде работодатели требуют в случае, если нужно доказать уважительные причины произошедшего. Перед тем, как применить к сотруднику меры дисциплинарного взыскания, нужно разобраться в причинах проступка.

Как написать объяснительную? Каждый подобный документ должен содержать информацию о том, что произошло. Если вины сотрудника в его действиях нет, работодатель должен четко это понимать.

Виды записок зависят от проступка. Различают:

  • о невыполнении служебных обязанностей;
  • о невыходе на место трудовой деятельности;
  • о несвоевременном предоставлении документов;
  • об отсутствии на рабочем месте;
  • о невыполнении плана продажи и т.д.

записки зависит от направления деятельности фирмы, вида проступка подчиненного.

В записку обязательно включаются реквизиты:

  • название предприятия, где трудится человек;
  • адресат, которым выступает руководитель фирмы;
  • сам сотрудник;
  • название документа;
  • регистрационный №;
  • текст;
  • день написания;
  • подпись провинившегося сотрудника.

По итогам рассмотрения фактических обстоятельств, изложенных в документе, записки делятся на оправдательные и объяснительные.

  1. Оправдательный документ содержит причины, которые привели работника к неверным действиям или, наоборот, к бездействию.
  2. Объяснительный: сотрудник поясняет действия других лиц, а также собственные, указывая на факты, которые привели к конкретной ситуации, они произошли помимо его желания.

Для чего пишется

Список ситуаций, когда требуется объяснительная записка, обширен. Наиболее популярные:

  • за опоздание или за отсутствие на рабочем месте;
  • за ошибку в работе, нарушение служебных обязанностей;
  • за отсутствие ребёнка в школе или в детском саду.

Задача — раскрыть мотивы нарушения какого-либо порядка, рассказать подробнее о допущенной ошибке. К подготовке такого документа в большинстве случаев не стоит подходить формально, следует максимально честно и последовательно изложить причины проступка. На основе объяснительной руководители могут решать, привлекать ли работника к ответственности, лишать ли премии, объявлять ли выговор.

Какую силу имеет и на что может повлиять

В большинстве случаев служебного расследования объяснительная записка является основным документом, раскрывающим подробности и причины произошедшего нарушения.

От ее содержания зависит решение комиссии о наказании работника, при условии, что она содержит в себе достоверные сведения. Но в отдельных случаях, когда имеются другие доказательства виновности (невиновности) работника, она будет всего лишь формальностью, необходимой для соблюдения процедуры проведения служебного расследования.

Сроки написания объяснительной записки

На написание объяснительной по ст. 193 ТК РФ дается два дня. При этом учитывается график работы сотрудника.

Объяснение пишется в ситуации, если сотруднику был предоставлен акт или другой документ о совершенном сотрудником нарушении. Либо поступила просьба в письменном виде от руководства с описанием причин совершенного проступка.

Гражданин может потребовать заверенную копию объяснительной. Работодатель обязан отдать ее.

Чем регламентируется

В законодательстве нет такого понятия как объяснительная записка, но согласно статье 193 ТК РФ, перед тем как наказать работника, работодатель обязан получить от него письменное объяснение по факту выявленного нарушения.

Традиционно в делопроизводстве этот документ стал называться объяснительной запиской.

Но это не значит, что если работник назовет этот документ по-другому, например «письменные объяснения», работодатель вправе не принять его.

То есть объяснительная записка не будет являться обязательным документом, если в материалах расследования уже присутствуют письменные объяснения работника, названные иначе.

Юридическая сила объяснительной записки

Работодателю необходимо принять обоснованное решение о степени виновности сотрудника, получить объяснение в письменном виде. А также провести служебное расследование. Начальник требует изложить обстоятельства рассматриваемого дела на бумаге.

Как писать объяснительную записку? Документ выступает основой для принятия правового решения, так как позволяет:

  • оценить ситуацию, полно и всестороннее;
  • выявить тех, кто виновен в правонарушении;
  • принять меры по предупреждению ситуации в дальнейшем;
  • купировать трудовые споры;
  • наказать или отменить санкции в отношении виновного человека.

Как грамотно написать объяснительную? Чтобы документ обрел статус юридически грамотного, необходимо соблюсти все формальности. Тем не менее, записка имеет исключительно информационный, но не доказательственный характер.

Кто, кому и в какой срок её пишет

Писать объяснительную записку должны следующие категории работников:

  • те, кто совершил нарушение трудовой дисциплины или должностной инструкции;
  • те, кто присутствовал при совершении другим человеком нарушения;
  • те, кто являются непосредственными руководителями работника, в отношении которого проводится служебное расследование;
  • любой работник, у которого работодатель запросил объяснения.

Это не значит, что при совершении какого-либо нарушения все вышеуказанные работники должны писать объяснительные — это остается на усмотрении комиссии, проводящей расследование. Обязательным будет только написание объяснительной лицом, к которому будут применены дисциплинарные наказания.

Чаще всего объяснительная записка пишется на имя руководителя организации, независимо от того, кто является председателем комиссии, проводящей служебное расследование.

Источник: https://za-nas-zakon.ru/rabota/oformlenie-obyasnitelnoj.html

Зачем начальники заставляют нас писать глупые объяснительные записки

За что пишут объяснительную

Наверняка, вы уже успели посмеяться над содержанием десятков смешных объяснительных, попавших в Интернет: “Я не пришёл на работу, потому что не захотел. Захочу — и завтра не приду!”, “Наушники спутались, а без музыки я не хожу” и прочие остроумные “отмазки”. Но если объяснительные по-прежнему пишут, значит, это кому-нибудь нужно?

Требовать с сотрудников объяснительные записки работодатель обязан с момента появления Кодекса законов о труде 1971 года. Именно в нём было прямо указано, что до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен запросить у подчинённого объяснения его действий в письменной форме.

— Эту меру можно рассматривать как дополнительную гарантию для работника, поскольку с этого момента применение взыскания до получения объяснения стало неправомерным.

Появившись в Кодексе законов о труде 1971 года, такая обязанность работодателя перекочевала и в современный Трудовой кодекс.

Менялись только сроки предоставления такого объяснения, — рассказал Игорь Агапов, юрист департамента трудового права Института профессионального кадровика.

Но если в советском кодексе не было указано, в какой срок нужно написать объяснительную, то сейчас на письменное оправдание плохой работы, опоздания или прогула даётся 3 рабочих дня. Применение дисциплинарного взыскания без таких объяснений с большой долей вероятности будет признано судом незаконным. 

Всё вышесказанное касается именно обязанности работодателя требовать объяснительных от сотрудников, а вот право на это у него было всегда. 

— На такое право работодателя косвенно указано ещё в Кодексе 1918 года — первом Кодексе законов о труде, появившемся в России.

 Пункт 54 этого документа гласил, что “о всяком оставлении работы трудящимся учреждения, лица, применяющие труд за вознаграждение (то есть, говоря современным языком, работодатели), обязаны были сообщать местному Отделу Распределения Рабочей Силы и профессиональному союзу, членом которого являлся работник, с указанием времени и причины оставления работы”, — говорит Агапов.

Другими словами, если работодатель не знал, по какой причине работник покинул рабочее место, то эту причину нужно было выяснить у самого работника. Один из способов это сделать — запросить объяснения в письменной форме. Самому работнику также никто и никогда не запрещал объяснить те или иные свои проступки письменно.

Только для злостных нарушителей

Дмитрий Азаров, генеральный директор и совладелец “Лаш Раша” (Lush Russia), рассказывает, как на практике используют объяснительные записки в его компании:

— Иногда, если вопрос касается ошибки в оформлении документов, объяснительная записка требуется, чтобы исправить ситуацию и правильно оформить это исправление. Иногда объяснительная записка помогает показать сотруднику серьёзность проблемы — если это ответственный человек и нарушение произошло впервые, это обязательно поможет в будущем избежать его повторения. 

По словам Азарова, как правило, письменные объяснения в его компании выглядят правдоподобно. Но если однотипные проступки повторяются, то объяснительные записки вряд ли помогут, констатирует он. 

В СПАО “РЕСО-Гарантия” объяснительные записки требуют, если сотрудник прогулял рабочий день либо совершил административный или производственный проступок. По тону таких записок можно понять, придумывает человек объяснения или обрисовывает настоящую ситуацию, утверждает Елена Лурье, заместитель гендиректора, начальник управления по работе с персоналом.

— Так, одна наша сотрудница систематически опаздывала, поэтому её просили писать объяснительные. И каждый раз она выдумывала новые причины: то автобус долго не ехал, то в метро какие-то проблемы, а один раз написала, что развернула спасательную операцию: кошка застряла где-то, и она её доставала.

Встречаются и другие курьёзные объяснения. Вот забавная объяснительная записка агента, нагрубившего клиенту, из нашего архива:   

Крайняя мера

Несмотря на право требовать письменных объяснений от сотрудников не все современные российские компании им пользуются, выяснил Лайф. Так, по словам Полины Хабаровой, заместителя генерального директора по персоналу “КРОК-инкорпорейтед”,написание служебных записок в компании не практикуется: это противоречит корпоративной культуре компании. 

— Мы считаем, что работа требует доверительных отношений в команде, где легко напрямую договариваться с коллегами, давать и принимать обратную связь, — объясняет она.

В WorldClass придерживаются схожего мнения, рассказала директор отдела кадров Наталия Бояркина. По её словам, более приемлемая форма обращения к сотруднику при возникновении разногласий — устные замечания или разъяснительные беседы с руководителем отдела. Чтобы сохранить максимально дружелюбную атмосферу в коллективе, к объяснительной записке следует прибегать лишь как к крайней мере.  

Крайней мерой называют объяснительную и в коммуникационном агентстве Comunica.

— В объяснительных записках у нас практически нет необходимости ввиду того, что мы уважаем другу друга и не нарушаем свободу наших коллег.

Но не стоит забывать, что свобода налагает высокий уровень ответственности и порядка.

В том случае, когда сотрудник не может правильно распоряжаться своей свободой, нам приходится прибегать к административным инструментам, — рассказывает ведущий менеджер по персоналу агентства Валентина Игнатьева. 

Источник: https://life.ru/p/415829

Форма объяснительной записки: содержание, правила написания и хранения

За что пишут объяснительную

Иногда, чтобы четко зафиксировать определенные деловые отношения между руководителями и их подчиненными, требуется написать документ определенной формы, именуемый объяснительная записка. Обычно она пишется по конкретному факту, когда требуется что-то юридически оформить, всесторонне изучить происшествие, событие, какое-либо нарушение.

Виды и формы объяснительных

В какой форме составляется объяснительная записка

Объяснительная записка – письменный документ, оформленный от руки, либо отпечатанный на компьютере с личной подписью составлявшего ее гражданина. Объяснительные могут быть нескольких основных видов:

  • по фактам нарушений своих обязанностей, технологии работы, когда требуется юридически восстановить хронологию происшествия от первого лица;
  • когда требуется разъяснить определенные обстоятельства со стороны непосредственных участников такого события;
  • в случае необходимости информирования должностных лиц об пропусках занятий в школе, университете, нарушении правил дорожного движения и прочих подобных ситуациях.

Помните, объяснительная записка пишется исключительно в письменной форме и заверяется подписью составлявшего документ гражданина. Подача такого документа по доверенности, либо другим лицом запрещена.

Обычно объяснительная пишется в свободной форме на стандартных листах формата А-4. Длительность такого документа не ограничивается. Главное, чтобы полностью раскрывалась суть запроса руководителя, либо должностного лица, по инициативе которого составляется объяснительная.

Правила написания объяснительных

Учитывая, что объяснительная записка является первичным документом, на основании которого в дальнейшем могут приниматься самые различные решения, существуют определенные правила ее составления. Среди прочего документ подобного типа должен составляться с учетом таких основных критериев:

  1. Излагаемая информация должна быть правдивой и достоверной.
  2. Излагаться факты должны в деловом стиле описания. Желательно не использовать эмоциональную либо литературную окраску ситуации.
  3. Необходимо избегать простонародную и вовсе ненормативную лексику в процессе изложения фактов.
  4. Желательно сухо, кратко и по существу описывать событие, по которому составляется объяснительная.
  5. В процессе изложения фактов они должны выстраиваться в хронологическом порядке, каждое предложение должно быть логически завершено.
  6. Писать документ необходимо от первого лица. Если же в ситуации задействованы другие лица – описывать следует только те события, которые вы видели лично. Остальное должны изложить в своих объяснительных (докладных) другие участники.
  7. Каждая объяснительная должна заканчиваться проставлением даты и личной подписи лица, от которого она составлялась.

Помните, в большинстве случаев все последующие разборы, рассмотрения, принятие важных решений будет осуществляться, исходя из информации, которая излагается в объяснительной (объяснительных) сотрудников. Поэтому спешить в процессе составления такого документа не стоит.

Что должно быть в объяснительной

Обязательные пункты объяснительной записки

Чтобы правильно составить объяснительную, необходимо освоить основные ее реквизиты и как они располагаются на листе бумаги. В классическом понимании такой документ должен оформляться по такому образцу:

  1. Должность руководителя (должностного лица). Пишется первой строчкой в левом верхнем углу из расчета, что начало текста должно быть чуть дальше от середины листа по вертикали. Если должность длинная, она пишется в несколько строчек, располагаемых аккуратно друг под другом на одном расстоянии.
  2. Фамилия и инициалы руководителя. Если объяснительная составляется работодателю, либо руководителю высокого ранга, расшифровывать инициалы не обязательно – обычно достаточно просто указать инициалы. В случае же составления объяснительной на имя чиновника рангом ниже (например, мастеру производственного участка), целесообразно указывать инициалы полностью (таких руководителей может быть несколько в одинаковых рангах).
  3. Должность гражданина, от имени которого составляется документ. Здесь целесообразно полностью описывать свою должность, какое бы длинное название она не имела.
  4. Фамилия, а также развернутые инициалы составителя документа. Всегда пишутся полностью.
  5. По центру листа под оформленной шапкой пишется с большой буквы «Объяснительная записка». Точка после этого словосочетания не проставляется.
  6. Дальше следует текст самой объяснительной с учетом описанных выше критериев. Оканчивается документ датой и подписью.

Помните, никто не запрещает писать подробные и достаточно длительные объяснительные по каким-либо происшествиям. Главное четко ответить на все интересующие руководителя, или должностное лицо вопросы по конкретному событию или факту.

Объяснительная по причине невыполнения трудовых обязанностей

В отношениях между работодателем и работником наиболее часто возникает необходимость написания объяснительных записок по фактам невыполнения, либо нарушения должностных обязанностей. Чтобы правильно составить такой документ, целесообразно учитывать такие особенности:

  • требовать составления объяснительной такого типа имеет право непосредственный руководитель, либо все вышестоящие над ним руководители (вплоть до работодателя, либо собственника);
  • должен присутствовать факт нарушения должностных обязанностей, для этого работник заблаговременно знакомится с должностными инструкциями, получает инструктажи, необходимые для работы материалы и оборудование;
  • в объяснительной описывается ситуация, которая стала причиной необходимости требовать написание письменного пояснения, от своего имени работник должен объяснить, почему так произошло (обычно делается это кратко);
  • желательно указать, признает или не признает работник за собой вину в случившемся, если не признает, то следует сразу обозначить, что ситуация возникла из-за отсутствия в его должностных обязанностях определенных полномочий;
  • если же невыполнение обязанностей вызвано вмешательством других лиц, либо отсутствием необходимых материалов, оборудования, навыков – об этом необходимо четко описать.

Помните, работник вправе отказаться писать объяснительную записку, но в дальнейшем, если его вина все же будет доказана, это будет восприниматься работодателем как отягчающее обстоятельство.

Кто имеет право требовать объяснительные

У кого есть право требовать объяснений

Ситуаций, когда для проведения полноценного расследования внештатной ситуации на предприятии требуется всестороннее изучение обстоятельств дела может быть множество. Они могут быть связаны с нарушением трудовой и технологической дисциплины, норм охраны труда, планов работ, срывов каких-либо процессов, ошибочных действий и множество другого.

Поэтому целесообразно изначально определить, кто же уполномочен требовать объяснительные и на чье имя их необходимо писать. В перечень должностных лиц, имеющих право требовать объяснительные, отнесены:

  1. Непосредственные руководители работника. Они могут требовать объяснения по всем фактам нарушений в процессе трудовой деятельности работника.
  2. Профильные специалисты (по кадрам, охране труда, финансовые или технические ревизоры). Исключительно по вопросам, отнесенным к их компетенции. Как правило, в большинстве подразделений после проверок таких специалистов составляется акт и пишется докладная на имя руководителя, который инициировал такую проверку. И уже это должностное лицо требует составления объяснений.
  3. Руководители высшего ранга (обычно это руководители для непосредственного руководителя работника). Могут требовать объяснительные по всем вопросам, которые отнесены к сфере их обязанностей.
  4. Работодатель (собственник). Может требовать объяснение по любому поводу неправомерных действий работника, которые связаны с нарушением режима труда, технологической, плановой, финансовой дисциплины. Обычно в таких случаях вместе с работником пишет объяснение и его непосредственный руководитель.

Помните, объяснительная записка должна писаться на имя работодателя, либо должностного лица, уполномоченного принимать соответствующее решение. В дальнейшем именно за таким руководителем остаётся последнее слово, когда требуется принять решение о привлечении работника к ответственности.

Что определяет закон

Очень важно изначально понимать, как написание объяснительной соотносится с законодательными и нормативно-правовыми документами. Ведь по своей природе объяснительная записка относится к первичным документам. Поэтому предлагаем рассмотреть обязанности работодателя с точки зрения закона, как работник может защитить себя, если грамотно составит объяснительную.

В обязанности работодателя при любой ситуации входит:

  • необходимость лично, либо через уполномоченное лицо разобраться в ситуации, определить круг причастных лиц, степень их влияния на ситуацию;
  • всесторонне изучить все факты, установить причину возникновения внештатной ситуации, дать оценку деятельности каждому конкретному сотруднику;
  • рассмотреть аргументы и пояснения причастных лиц с тем, чтобы четко воссоздать картину происшедшего;
  • определить (в пределах своих полномочий) степень ответственности каждого сотрудника и оформить соответствующие наказания.

Нужно понимать, что если при рассмотрении дела на самом нижнем уровне еще могут приглашаться все причастные сотрудники, то с каждой следующей ступенькой круг приглашены лиц значительно сужается. Здесь рассматриваются исключительно имеющиеся в деле документы.

Поэтому очень важно, чтобы работник полностью раскрывал суть произошедшего во время написания объяснительной записки. Особенно если его вины в случившемся действительно не наблюдается.

И даже если работодатель по каким-либо причинам примет решение наказать даже невиновного сотрудника, с помощью предоставленного подробного объяснения такое решение всегда можно оспорить через профсоюз или через суд.

Помните, если вы откажетесь писать объяснение, это не освободит вас от ответственности. Напротив, составленный со стороны представителей работодателя акт может даже исказить реальную ситуацию и усугубить ваше положение.

Сколько хранится

Срок хранения объяснительных записок

Учитывая, что объяснительная записка является неотъемлемой частью личного дела сотрудника, хранится она вместе с делом все 75 лет.

В отдельных случаях, когда пояснения предоставляются по отдельным фактам работы оборудования, выполнения планирования, другим обстоятельствам, которые изначально к конкретному гражданину относились косвенно, по ним не принимались какие-либо решения о наказании работника, срок хранения такого документа может быть уменьшен. В зависимости от номенклатуры дел предприятия минимальный срок хранения документов такого типа составляет не менее 1 года.

В чем разница между докладными и служебными записками, расскажет следующее видео:

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: https://naimtruda.com/otnoshen/discipl/forma-obyasnitelnoj.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.